F jak firma, F jak fajne życie - przystępny poradnik dla zakładających firmę

Hanna Liczner

2016-01-01

F jak firma, F jak fajne życie - przystępny poradnik dla zakładających firmę

Wszelkie prawa zastrzeżone. Nieautoryzowane rozpowszechnianie całości lub fragmentów niniejszej publikacji w jakiejkolwiek postaci jest zabronione. Wykonywanie kopii metodą elektroniczną, fotograficzną, a także kopiowanie książki na nośniku filmowym, magnetycznym, optycznym lub innym, powoduje naruszenie praw autorskich niniejszej publikacji. Niniejsza publikacja została elektronicznie zabezpieczona przed nieautoryzowanym kopiowaniem, dystrybucją i użytkowaniem. Usuwanie, omijanie lub zmiana zabezpieczeń stanowi naruszenie prawa.

Wszystkie znaki występujące w tekście są zastrzeżonymi znakami firmowymi bądź towarowymi ich właścicieli.

Projekt okładki + grafiki: Dariusz Sankowski

Korekta: Patrycja Kurzawa, Jarek Kruczyński

Konsultacje: Magdalena Rojewska, Katarzyna Kowalska, zespół BOK ifirma.pl

Fotografia na okładce została pobrana ze strony startupstockphotos.com

Power Media S. A.

właściciel serwisu ifirma.pl

ul. Grabiszyńska 241 B

53-234 Wrocław

Kontakt:

tel. +48 717 694 318

e-mail: eksperci@ifirma.pl

www: www.ifirma.pl

dla prasy: www.ifirma.prowly.com

Social media:

FB: www.facebook.com/ifirma

Twitter: www.twitter.com/ifirmapl

ISBN: 978-83-944302-0-7

- Wstęp

- Wprowadzanie

- Cel założenia firmy

- Pozarolnicza działalność gospodarcza

- Podatek dochodowy

- Podatek VAT

- ZUS

- Zakładanie działalności gospodarczej

- Formy działalności gospodarczej

- Formy opodatkowania

- Nazwa firmy

- Lokalizacja

- Zakładanie działalności w trakcie roku

- Podatek dochodowy – przychody

- Przychody krajowe

- Przychody zagraniczne

- Podatek dochodowy – koszty

- Siedziba firmy

- Telefon

- Samochód

- Koszty w firmie handlowej

- Reprezentacja i reklama

- Wyposażenie i środki trwałe

- Bank

- Delegacje

- Pracownicy na umowę o pracę

- Rekrutacja

- Zatrudnianie i teczka osobowa

- Badania lekarskie

- Szkolenia BHP

- Obowiązkowa forma pisemna

- Ewidencja czasu pracy

- Zgłoszenie do ZUS

- Ewidencja wynagrodzeń

- Urlop

- Świadectwo pracy

- Rodzaje umów o pracę

- Rozwiązanie umowy o pracę

- Pozostali pracownicy

- Umowa zlecenie

- Umowa o dzieło

- Samozatrudnienie

- Rozliczenia w podatku dochodowym

- Deklaracje miesięczne

- Rozliczenie roczne

- Podatek VAT

- Kto i kiedy zostaje płatnikiem podatku VAT

- Moment powstania obowiązku podatkowego VAT przy sprzedaży

- Prawo odliczenia podatku naliczonego

- Brak prawa do odliczenia

- Odliczenie ograniczone kwotowo

- Termin odliczenia

- Wskaźnik VAT

- Warunki i terminy zwrotu podatku

- Deklaracje VAT

- Zakupy wewnątrzwspólnotowe

- Import z państw trzecich (SAD)

- Rozliczenia z ZUS

- Właściciel

- Pracownicy

- Kontrole w firmie

- Urząd Skarbowy

- Procedury

- Kontrole ZUS

- Sanepid

- PIP

- PIH

- Urząd Celny

- Jak się przygotować do kontroli

- Protokół pokontrolny

- Zakończenie

Wstęp tak krotki, że możesz go przeczytać

Ludzie zakładający firmę myślą o zarobieniu pieniędzy, które starczą nie tylko na życie, ale i na fajne życie. Zachodzą w głowę jaki zaproponować towar lub usługę, aby przyciągnąć klientów. Planują wydatki, które muszą ponieść na starcie. Dopytują znajomych i rodzinę. Czytają, aby dowiedzieć się jak to wygląda w praktyce. Słyszeli również "straszliwe opowieści" o tym, jak urzędnicy zniszczyli porządną firmę.

W tej książce postaram się wytłumaczyć, dlaczego warto mieć własną firmę, że to wcale nie jest tak trudne, jak się wydaje. Wyjaśnię, jakie są obciążenia fiskalne, przybliżę terminologię. Wspólnie obłaskawimy smoka o imieniu Podatek.

Słowo od ifirma.pl

Hania Liczner była kierownikiem naszego Biura Obsługi Klienta, osobą ciepłą i życzliwą. Była też prawdziwą specjalistką od księgowości. O podatkach oraz prawnych aspektach prowadzenia firmy wiedziała wszystko. Odeszła w 2015 roku, trochę bez uprzedzenia, za co wszyscy mamy do niej żal. Swą wiedzę zdążyła jednak przelać na papier, czego efekty możecie sprawdzić poniżej.

Nie jest to kompendium wiedzy o prowadzeniu działalności gospodarczej, jest to natomiast prawdziwa perełka dla wszystkich, którzy chcą oswoić temat "ja i moja firma".

Dzięki, Haniu

zespół ifirma.pl

Wprowadzanie

Cel założenia firmy

Czy jest jedna rzecz, której pragną wszyscy? Tak, wszyscy chcą być szczęśliwi. Jesteśmy różni, więc każdego z nas uszczęśliwia co innego. Inne są drogi do szczęścia i odmienne stosujemy środki. Żyjemy dla siebie i dla innych. Chcemy być i mieć, nacisk nałożony jest różnie. Zazwyczaj ci, co bardziej chcą żyć dla innych, niż dla siebie, i bardziej chcą być, niż mieć, zostają zakonnikami, mistykami, zakładają fundacje. Cała reszta idzie do pracy, boryka się z codziennością, zakłada firmy.

Zakładamy firmę z pobudek egoistycznych, a nie altruistycznych. Pierwszym motywem założenia firmy jest chęć zarobienia na własne życie. A co potem? Potem zaczynamy myśleć: muszę zaoferować ludziom to, czego potrzebują, lub to, co im się przyda, choć jeszcze o tym nie wiedzą.

Firma, chociaż zakładana z pobudek egoistycznych, zaczyna innym ułatwiać życie. Czy będzie to sklepik osiedlowy, dzięki któremu mamy łatwiejszy dostęp do świeżych bułeczek na śniadanie, czy też dentysta pracujący po południu i w sobotę, bo wtedy pacjent ma czas na wizytę i nie musi "urywać się" z pracy.

Ktoś założył firmę dla siebie, aby zarabiać na własne potrzeby i przyjemności, ale jego działalność zaczęła mieć wpływ na jakość życia ludzi wokół.

W socjalizmie najważniejszy był "człowiek pracy", dlatego restauracje w godz. 12 - 14 były zamknięte. "Człowiek pracy" – kucharz i kelnerki – miał przerwę obiadową. W kapitalizmie każdy myśli o sobie (w szerokim znaczeniu: ja, moja rodzina, moi bliscy), chce wygodnie i łatwo żyć. Chce zarabiać na wyznaczone cele, ale żeby zarobić, musi oferować innym coś potrzebnego. Bądźmy więc egoistami i zakładajmy firmy, które przynoszą dochód, a okaże się, że zaspokoimy nie tylko nasze pragnienia.

Pozarolnicza działalność gospodarcza

Firma, wg przepisów, to tylko nazwa podmiotu gospodarczego, a w języku potocznym, to całe przedsiębiorstwo. Działalność gospodarcza to nazwa oficjalna, definiowana w różnych ustawach[1].

Można ją podzielić na 3 główne typy:

handlowa - kupujemy towary od producenta lub hurtowni i sprzedajemy dalej. Możemy mieć tradycyjny sklep, możemy mieć sklep internetowy lub budować własną siatkę odbiorców. Jesteśmy pośrednikiem między producentem a ostatecznym nabywcą. Pośredników może być więcej niż jeden, a każdy sprzedaje drożej, bo chce mieć zysk. Dlatego w supermarketach jest taniej. Kupują bezpośrednio u producenta duże partie, producenci dają im upusty, bo nawet przy mniejszej cenie sprzedaży jest to dla nich korzystne. Producent nie musi trzymać towarów we własnych magazynach i nie martwi się, że zanim sprzeda, upłynie termin przydatności do spożycia. Właściciel małego sklepu nie ma czasu ani możliwości dotrzeć bezpośrednio do producentów z różnych części kraju, a następnie transportować i magazynować duże ilości towarów. Kupuje więc w hurtowni, która również musi pokryć własne koszty oraz osiągnąć zysk.

usługowa - szeroko pojęte świadczenie czynności w celu zaspokojenia potrzeb – od adwokata, do zegarmistrza. Ich świadczenie przeważnie nie przyjmuje postaci rzeczowej, nie wiąże się z wytwarzaniem nowych dóbr. Usługi można świadczyć bezpośrednio odbiorcy lub być podwykonawcą innej firmy. Do założenia działalności usługowej potrzebne są, w większym stopniu, posiadane umiejętności niż pieniądze na start. Oczywiście nie w każdym przypadku.

produkcyjna - tak najprościej – wytworzenie rzeczy z innych materiałów. Firma produkcyjna zazwyczaj kojarzy nam się z wielką halą pełną skomplikowanych maszyn i własną bazą transportową. A firmę produkcyjną może założyć młoda kobieta, która z paciorków, piórek i muszelek będzie robić kolczyki i breloczki.

Podatek dochodowy

Podatkowi dochodowemu podlegają wszyscy, którzy osiągają dochód: pracownicy na umowę o pracę, zlecenie, o dzieło, uczniowie zawodówek, renciści, emeryci, bezrobotni, no i, rzecz jasna, osoby prowadzące działalność gospodarczą. Każdy z nich, co miesiąc, musi zapłacić zaliczkę na podatek dochodowy i – żeby nie robić bałaganu totalnego i nie sparaliżować systemu fiskalnego – część instytucji i pracodawców obarczono takim dodatkowym obowiązkiem.

Za pracowników wszelakich, podatek potrąca z wynagrodzenia i odprowadza do US[2] pracodawca. Za rencistów i emerytów ZUS. Za bezrobotnych PUP.

Osoba, która ma firmę, musi samodzielnie obliczyć należny państwu podatek. Formy opodatkowania mogą być różne – omówię to w następnych rozdziałach.

Obliczanie podatku wytłumaczę na przykładzie Księgi Przychodów i Rozchodów.

Przychód to, inaczej mówiąc, wpływy ze sprzedanych towarów i wykonanych usług.

Rozchód to koszty. Kosztem jest zakup towaru i materiałów do produkcji. Kosztem są wydatki związane z posiadaniem pracowników, biura, samochodów, rachunku bankowego i wiele innych.

Od przychodów odejmujemy rozchody i otrzymujemy dochód – podstawę opodatkowania. U wielu przedsiębiorców występuje zjawisko "oporu podatkowego", czyli wielka niechęć do płacenia podatków. Często wynika to z poczucia, że ciężko zarobione pieniądze są marnowane.

Podatek VAT

VAT to po angielsku Value Added Tax – podatek od wartości dodanej. Czasem używany jest skrót PTU, czyli Podatek od Towarów i Usług, można to zauważyć zwłaszcza na paragonach z kasy fiskalnej.

Mniejsza o nazwę. Podatkiem VAT objęta jest każda działalność handlowa, usługowa i produkcyjna. Każdy kto prowadzi DG podlega podatkowi VAT. Dlaczego nie każdy płaci? Bo są wyjątki. Wyjątki nazywają się "zwolnienia". A są one dwa: podmiotowe i przedmiotowe.

Zwolnienie podmiotowe – dotyczy podatników, którzy rozpoczęli działalność i nie muszą, ani nie chcą, być płatnikami VAT, i u których wartość sprzedaży opodatkowanej nie przekroczyła określonej kwoty. Jeżeli wartość sprzedaży u podatników zwolnionych przekroczy kwotę zwolnienia, to muszą zarejestrować się jako płatnicy VAT. Osoby rozpoczynające działalność w trakcie roku podatkowego, wyliczają kwotę przejścia na VAT proporcjonalnie.

Zwolnienie przedmiotowe – są rodzaje działalności, które – bez względu na wysokość obrotów – nie będą obciążone VAT.

Stawki VAT są ściśle powiązane z danym towarem lub usługą. Wystawiający fakturę musi wiedzieć, przy jakiej stawce wypełnić fakturę. Musi tez prowadzić ewidencję sprzedaży i zakupów.

Do ewidencji sprzedaży VAT wpisujemy "faktury VAT sprzedaży" oraz wydruki z kasy fiskalnej. Wpisujemy też inne przychody, które podlegają opodatkowaniu, ale nie mamy na nie żadnego dokumentu. Jest to sprzedaż bezrachunkowa.

Do ewidencji zakupów VAT wpisujemy "faktury VAT kosztowe". Podsumowania ujmujemy w deklaracji VAT-7. Różnice między podatkiem należnym a naliczonym wpłacamy do US lub US nam je zwraca.

Podatek należny – podatek od naszej sprzedaży.

Podatek naliczony – podatek z faktur kosztowych.

Istnieją ograniczenia w odliczeniu – mimo że otrzymamy fakturę VAT wystawioną na naszą firmę przez inną firmę, to nie zawsze możemy odliczyć VAT z takiej faktury. Dotyczy to szczególnie usług noclegowych.

Wpływy z podatku VAT i akcyzy to ok. 70% budżetu. Podatek wpłacają przedsiębiorcy i to oni nazywani są płatnikami podatku VAT, ale tak naprawdę ostatnim płacącym jest klient niebędący przedsiębiorcą.

ZUS

Czyli Zakład Ubezpieczeń Społecznych. Nie będę omawiać przydatności tej instytucji oraz sposobu jej działania, bo to temat na wiele emocjonujących dyskusji. Wyjaśnię, jaka jest jej ogólna koncepcja i jakie obowiązki wobec ZUS ma właściciel firmy.

O "umowie społecznej" chyba słyszeli wszyscy. Jeśli nie, to skrótowo: pracownik, z racji zaawansowanego wieku, przestaje być zdolny do świadczenia pracy i otrzymywania za nią wynagrodzenia. W czasach zamierzchłych, każdy musiał sam zaoszczędzić i zgromadzić środki na godną starość. Jeśli tego nie uczynił, był skazany na łaskę rodziny, co nie zawsze kończyło się dobrze.

Wraz z rozwojem medycyny i wydłużeniem życia, problem ludzi starych, chorych i niezdolnych do pracy stał się znaczącym problemem społecznym. Wprowadzono wtedy zasadę, że pracownicy odkładają część swojego wynagrodzenia do wspólnego funduszu, który wypłaci im emeryturę za lat ileś tam. Fundusz zaczął zjadać własny ogon, skutkiem czego nasze składki idą na wypłatę emerytur naszych dziadków, a nasze wnuki będą "fundować" emeryturę nam.

System jest niewydajny (nie tylko w warunkach polskich, Europa i USA też borykają się z tym problemem), dlatego postanowiono go zreformować. Reforma wyszła kiepsko. Zasada miała być taka, że pieniądze "idą" za konkretną osobą (pracownikiem). Składka, która kiedyś szła do jednego worka i była dzielona "sprawiedliwie" (temat sprawiedliwego podziału sobie podarujemy) teraz została podzielona na określone fundusze. Wpłacana składka wg ścisłych podziałów procentowych jest dzielona na 3 podstawowe: społeczny, zdrowotny i Fundusz Pracy.

Fundusz społeczny – z tego funduszu wypłacane są emerytury, renty, zasiłki chorobowe i wypadkowe.

Fundusz zdrowotny – z tego funduszu pokrywane jest leczenie w państwowej służbie zdrowia, dystrybucją środków zajmuje się NFZ (nie klnij, książkę czytasz).

Fundusz pracy – z tych pieniędzy wypłacane są zasiłki bezrobotnym.

Osoby urodzone przed 1948 rokiem pozostają na "starych" zasadach. Urodzone między 1948-1968 miały prawo wyboru, na jakich zasadach będą im wypłacane świadczenia. Urodzeni po 1968 prawa wyboru nie mają. Dotychczas musieli wybrać prywatny fundusz emerytalny, ich składki na ubezpieczenia emerytalne były dzielone, część zostawała w ZUS, a część była przekazywana do wybranego przez nas funduszu. Od 01.04.2014 ubezpieczony może zdecydować, czy pozostaje w ZUS czy przenosi swoje składki do Otwartego Funduszu Emerytalnego.

Za osoby pozostające w stosunku pracy (czyli za pracowników) składki oblicza oraz potrąca z wynagrodzenia pracodawca. On też składa deklaracje. Osoba prowadząca DG robi to samodzielnie. Sama też ustala, od jakiej kwoty chce płacić. Nie może być ona jednak mniejsza niż minimalna podstawa wyznaczana przez ZUS. Rzadko kto płaci więcej.

Osoby zakładające działalność po raz pierwszy mogą skorzystać z preferencyjnych stawek, płacą ponad połowę mniej. Zwolnienie dotyczy 2 pierwszych lat działalności. Konsekwencje korzystania z nich są następujące: po zlikwidowaniu nie można otrzymać zasiłku dla bezrobotnych, obniżają przyszłą emeryturę.

1. Ustawa o swobodzie działalności gospodarczej: działalnością gospodarczą jest zarobkowa działalność wytwórcza, budowlana, handlowa, usługowa oraz poszukiwanie, rozpoznawanie i wydobywanie kopalin ze złóż, a także działalność zawodowa, wykonywana w sposób zorganizowany i ciągły.

Ordynacja podatkowa: działalność gospodarcza to każda działalność zarobkowa w rozumieniu przepisów o swobodzie działalności gospodarczej, w tym wykonywanie wolnego zawodu, a także każda inna działalność zarobkowa wykonywana we własnym imieniu i na własny lub cudzy rachunek, nawet gdy inne ustawy nie zaliczają tej działalności do działalności gospodarczej lub osoby wykonującej taką działalność - do przedsiębiorców.

Ustawa o podatku od towarów i usług: działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje również czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.

Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych: działalnością gospodarczą albo pozarolniczą działalnością gospodarczą jest działalność zarobkowa:

- wytwórcza, budowlana, handlowa, usługowa,

- polegająca na poszukiwaniu, rozpoznawaniu i wydobywaniu kopalin ze złóż,

- polegająca na wykorzystywaniu rzeczy oraz wartości niematerialnych i prawnych prowadzona we własnym imieniu bez względu na jej rezultat, w sposób zorganizowany i ciągły.

↩

2. US – urząd skarbowy.

ZUS – Zakład Ubezpieczeń Społecznych.

PUP – Powiatowy Urząd Pracy.

DG – działalność gospodarcza.

KPiR – Księga Przychodów i Rozchodów.

↩

Zakładanie działalności gospodarczej

Człowiek, na obecnym etapie ewolucji, nie ma zdolności telepatycznych, serio. Jeśli coś pomyśli i chce, żeby inni o tym wiedzieli, to musi im powiedzieć. Komunikować można się werbalnie lub pisemnie. Pamięć ludzka jest ulotna, dlatego od zarania cywilizacji ważne rzeczy zapisujemy. Urzędnik to też człowiek, dlatego ważne rzeczy chce mieć w formie pisemnej. Założenie działalności nakłada na przedsiębiorcę obowiązek poinformowania o tym fakcie odpowiednie urzędy.

Jednoosobowe działalności gospodarcze oraz spółki cywilne dokonują rejestracji w CEIDG (Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej). Pozostałe spółki zgłoszenia dokonują w KRS (Krajowy Rejestr Sądowy).

GUS, czyli Główny Urząd Statystyczny. Sama statystyka nas przeraża, ale lubimy rankingi. GUS gromadzi, a potem analizuje, dane dotyczące różnych dziedzin życia. Prowadzi również Rejestr Gospodarki Narodowej. Skrót REGON oznacza też 9-cyfrowy numer statystyczny nadawany podmiotom gospodarczym.

US, czyli Urząd Skarbowy, to jednostka terytorialna Ministerstwa Finansów. Jego zadaniem jest pilnowanie prawidłowego wpłacania podatków. Tu składamy informację, że chcemy być płatnikami VAT.

ZUS, czyli Zakład Ubezpieczeń Społecznych. Jednostka terytorialna nazywa się Inspektorat. Jego zadaniem jest pilnowanie prawidłowego wpłacania składek oraz wypłata świadczeń, np. emerytur i zasiłków chorobowych. Tu składamy informacje, jakim ubezpieczeniom będzie podlegał przedsiębiorca, a jakim pracownicy.

PIP, czyli Państwowa Inspekcja Pracy. Jej zadaniem jest kontrola przestrzegania prawa pracy i przepisów BHP. Tu zgłaszamy fakt zatrudnienia pracowników.

SANEPID, czyli Państwowa Inspekcja Sanitarna. Jej zadaniem jest sprawowanie kontroli i nadzoru nad warunkami higieny w różnych dziedzinach życia. Tu zgłoszenia dokonują firmy, których działalność może mieć wpływ na zdrowie klienta, np. sklep spożywczy, lokal gastronomiczny, przedszkole.

Formy działalności gospodarczej

Rzadko zdajemy sobie sprawę z faktu, że każde nasze działanie jest uregulowane prawem. Prowadząc samochód podlegamy pod ustawę Prawo o ruchu drogowym. Prawa i obowiązki pracodawcy i pracownika reguluje Kodeks Pracy. Przy zakładaniu firmy musimy podjąć decyzję, jaką formę prawną chcemy jej nadać.

Jednoosobowa działalność gospodarcza – firma zakładana przez osobę fizyczną (czyli człowieka). Najczęstsza i najprostsza do założenia. Za zobowiązania firmy odpowiada się całym swoim majątkiem.

Spółka cywilna – dwie lub więcej osoby fizyczne chcą założyć firmę razem. Powody są różne, np. jedna ma pomysł, a druga pieniądze, albo jedna ma lokal i sprzęt, a druga umie z tego sprzętu korzystać. Wszyscy wspólnicy odpowiadają za zobowiązania spółki całym majątkiem, również prywatnym. Prawa i obowiązki wspólników określa Kodeks Cywilny.

Spółka jawna – bardzo podobna do cywilnej, ale musi być zarejestrowana w KRS i ma ułomną osobowość prawną[1]. W nazwie spółki musi być umieszczone chociaż jedno nazwisko wspólnika. Za zobowiązania spółki również odpowiada się całym majątkiem wspólników, ale w pierwszej kolejności z majątku spółki.

Spółka partnerska – założyć ją mogą jednie osoby fizyczne wykonujące wolny zawód, np. adwokat, lekarz, tłumacz przysięgły. Partner spółki odpowiada za zobowiązania powstałe w związku z wykonywaniem przez niego wolnego zawodu oraz za zobowiązania spółki niezwiązane z wykonywaniem wolnego zawodu, np. zaciągnięcie kredytu przez spółkę. W umowie spółki można zawrzeć postanowienie, że jeden albo większa liczba partnerów godzą się na ponoszenie odpowiedzialności, tak jak wspólnik spółki jawnej.

Spółka komandytowa – ma specyficzną odpowiedzialność wobec wierzycieli. Co najmniej jeden wspólnik musi odpowiadać całym majątkiem, i co najmniej jeden wspólnik ma odpowiedzialność ograniczoną. Wspólnikami mogą być zarówno osoby fizyczne, jak i posiadające osobowość prawną.

Spółka komandytowo-akcyjna – pierwsza na naszej liście spółka, która musi mieć kapitał zakładowy[2]. Wobec wierzycieli za zobowiązania spółki co najmniej jeden wspólnik odpowiada bez ograniczenia, co najmniej jeden wspólnik jest akcjonariuszem. Akcjonariusz nie odpowiada za zobowiązania spółki.

Spółka z o.o. – czyli z ograniczoną odpowiedzialnością. Posiada osobowość prawną. Jej funkcjonowanie reguluje Kodeks Spółek Handlowych. Musi posiadać kapitał zakładowy. Za zobowiązania odpowiada spółka całym majątkiem, wspólnicy nie odpowiadają majątkiem własnym.

Spółka akcyjna – jest najbardziej złożoną formą spółki. Posiada osobowość prawną. Jej funkcjonowanie reguluje Kodeks Spółek Handlowych. Kapitał zakładowy podzielony jest na akcje o równej wartości. Akcje mogą być kupowane i sprzedawane na giełdzie. Za zobowiązania spółka odpowiada majątkiem spółki. Akcjonariusze ryzyko ponoszą jedynie do wysokości wniesionego kapitału.

Umowy spółek, które muszą mieć formę aktu notarialnego:

- umowa spółki partnerskiej,

- umowa spółki komandytowej,

- umowa spółki komandytowo-akcyjnej,

- umowa spółki z ograniczoną odpowiedzialnością.

Formy opodatkowania

Osoba, która zakłada działalność gospodarczą, będzie podejmować wiele ważnych decyzji. Jedną z pierwszych jest wybór formy opodatkowania. Obecnie do wyboru jest pięć. Każda z nich ma wady i zalety. Nie będę ich omawiać szczegółowo, pisać o stawkach i procentach, bo to się zmienia. Omówię bardzo ogólnie, czym się charakteryzują.

Karta podatkowa – jest najprostszą formą opodatkowania, ale nie każdy przedsiębiorca może z niej skorzystać. Przeznaczona jest głównie dla rzemieślników świadczących usługi bezpośrednio dla ludności oraz drobnego handlu i gastronomii. Podatnik co miesiąc wpłaca kwotę określoną przez US.

Ryczałt ewidencjonowany – księgowanie ryczałtu jest uproszczone, ale nie każdy może z niego skorzystać. Podatnik prowadzi ewidencję, w której wykazuje przychody. Podatek płaci się od przychodów, dlatego nie zawsze ta forma jest opłacalna (np. przy wysokich kosztach działalności firmy).

Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów – określana inaczej jako "zasady ogólne" jest najpowszechniejszym w Polsce sposobem rozliczania się małego przedsiębiorcy. Podatek płacimy od dochodu, czyli różnicy między przychodem (wpływami od klientów) a kosztami prowadzenia działalności. Przychody i koszty wpisujemy do ewidencji o takiej właśnie nazwie.

Podatek liniowy – jest odmianą zasad ogólnych. Wymaga prowadzenia KPiR, ale dochody są opodatkowane liniowo bez względu na wysokość dochodu. Nie jest dostępna dla każdego, nie zawsze jest opłacalna. Podatnik nie może rozliczać się z małżonkiem i korzystać z ulg w rozliczeniu rocznym.

Pełna księgowość – to podatek dochodowy od osób fizycznych i osób prawnych ustalany według ewidencji prowadzonych zgodnie z ustawą o rachunkowości. Ustalenie dochodu jest skomplikowanym procesem, wiążącym się z obowiązkiem prowadzenia przez firmę ksiąg rachunkowych oraz stosowania się do wielu skomplikowanych zasad ustalania dochodu oraz kwalifikowania kosztów.

W tabeli nie ma spółki komandytowej i komandytowo-akcyjnej, ponieważ ich księgowość i opodatkowanie uzależnione są od statusu wspólników.

Nazwa firmy

Ważna rzecz. I również uregulowana prawnie w Kodeksie Cywilnym:

Art. 431. Przedsiębiorcą jest osoba fizyczna, osoba prawna i jednostka organizacyjna, o której mowa w art. 331 § 1, prowadząca we własnym imieniu działalność gospodarczą lub zawodową.

Art. 432. § 1. Przedsiębiorca działa pod firmą. § 2. Firmę ujawnia się we właściwym rejestrze, chyba że przepisy odrębne stanowią inaczej.

Art. 433. § 1. Firma przedsiębiorcy powinna się odróżniać dostatecznie od firm innych przedsiębiorców prowadzących działalność na tym samym rynku. § 2. Firma nie może wprowadzać w błąd, w szczególności co do osoby przedsiębiorcy, przedmiotu działalności przedsiębiorcy, miejsca działalności, źródeł zaopatrzenia.

Art. 434. Firmą osoby fizycznej jest jej imię i nazwisko. Nie wyklucza to włączenia do firmy pseudonimu lub określeń wskazujących na przedmiot działalności przedsiębiorcy, miejsce jej prowadzenia oraz innych określeń dowolnie obranych.

Omówię poszczególne paragrafy:

Art. 432. § 1. Przedsiębiorca działa pod firmą. I tu użyte słowo "firma" oznacza nazwę przedsiębiorstwa.

§ 2. Firmę ujawnia się we właściwym rejestrze, chyba że przepisy odrębne stanowią inaczej. Osoby fizyczne i spółki cywilne w CEIDG, pozostałe spółki w KRS.

Art. 433. § 1. Firma przedsiębiorcy powinna się odróżniać dostatecznie od firm innych przedsiębiorców prowadzących działalność na tym samym rynku.

Spółki rejestrowane w KRS muszą mieć nazwy oryginalne, niepowtarzalne. Firmy rejestrowane w CEIDG nie muszą, dlatego w każdym prawie mieście jest zakład pogrzebowy HADES, kwiaciarnia CAMELIA a warsztat samochodowy nazywa się AUTO-MOTO. I każdy z nich myśli jak bardzo jest pomysłowy. § 2. Firma nie może wprowadzać w błąd, w szczególności co do osoby przedsiębiorcy, przedmiotu działalności przedsiębiorcy, miejsca działalności, źródeł zaopatrzenia.

Firma, która w zgłoszeniu podała, że będzie wyłącznie naprawiać telewizory nie może nazywać się Agencja Nieruchomości. Spółka cywilna nie może używać w nazwie skrótu sp z o.o.

Art. 434. Firmą osoby fizycznej jest jej imię i nazwisko. Nie wyklucza to włączenia do firmy pseudonimu lub określeń wskazujących na przedmiot działalności przedsiębiorcy, miejsce jej prowadzenia oraz innych określeń dowolnie obranych.

Przedsiębiorcy jednoosobowi bardzo często o tym nie wiedzą. Układają wymyślne nazwy a pomijają imię i nazwisko. Jest to szkodliwe z dwóch powodów. Po pierwsze łamią przepis. Po drugie, firma jednoosobowa, która ukrywa swoje imię i nazwisko traci na wiarygodności. Kontrahent myśli: a dlaczego on nie podaje danych? Wstydzi się? Chce coś ukryć?

Prawo zezwala na "dodatki" do imienia i nazwiska. I tu zaczynają się dziać cuda. Nadmierne korzystanie z angielskiego, francuskiego i łaciny jest pretensjonalne. Nazwanie małej polskiej firmy firmy "OAK DESIGN" więcej klientów odstraszy niż przyciągnie i to bez względu na rodzaj działalności. Nazwa firmy, to pierwszy komunikat jaki wysyłamy klientowi. Niech on nie świadczy o nas źle. Niech nie ośmiesza. Hurtownia Artykułów Spożywczych GLONOJAD albo JAJOPOL z pewnością zapadają w pamięć, ale niekoniecznie z pozytywną konotacją.

Nazywaniem firm też rządzi moda. W latach 90-tych prawie każda firma miała końcówkę "-ex" lub "-ix" np. DRABINEX, co miało sugerować, że firma dużo importuje lub eksportuje. Głównie tureckie swetry.

Następnie przyszła moda na mitologię grecką i na łacinę. Pojawiły się zakłady pogrzebowe STYKS, przeróżne firmy usługowe o nazwie AKME lub EOS. Potem zaczęto "łączyć" polski z łaciną, nastąpił wysyp ZDROVIT i podobnych. Obecnie króluje angielski, ale warto pamiętać, iż im bardziej coś jest modne teraz, tym żałośniej brzmi i wygląda, gdy moda minie.

Jest jeden sposób modny od lat, mianowicie tworzenie akronimów od inicjałów. Czyli nowych, nieistniejących do tej pory w języku polskim zbitek liter od imion i nazwisk np. EMES (od Magdy Sowińskiej) lub KRZYPOT (od Krzyśka Potocznego).

Znalezienie dobrej nazwy jest trudne, wymaga wysiłku, ale też nie przesadzajmy. Najlepsza nazwa nie da dochodu, jeśli nie zadbamy o klientów i o jakość oferowanych usług. Są na świecie firmy, których nazwa jest banalna, trudna do wymówienia lub wręcz śmieszna, a osiągnęły sukces.

Lokalizacja

Nie zawsze ma znaczenie. Dla przedsiębiorców wykonujących usługi w siedzibie klienta lub będących podwykonawcami innych firm nie ma żadnego znaczenia. Siedzibę (czyli biurko i dokumenty) mogą mieć we własnym domu. Mało istotne jest dla producentów, dla nich miejsce może mieć znaczenie w przypadku zatrudniania pracowników. Pracownicy chcą mieć łatwy dojazd do miejsca pracy. Duże fabryki zazwyczaj są na obrzeżach miast, bo dla nich istotna jest wysokość podatku gruntowego, wtedy załatwiają pracownikom transport we własnym zakresie. W handlu, gastronomii i usługach dla ludności dobra lokalizacja to fundamentalny warunek powodzenia. Najlepiej w centrum, ale zazwyczaj czynsze w centrum są najwyższe. Firmy, której największym atutem ma być niska cena towaru, nie będzie stać na opłacenie czynszu w najdroższej części miasta.

Ważne jest czy w okolicy znajdziemy odbiorców. Podam przykład: powstało nowe osiedle mieszkaniowe. Otwarto bar z domowym polskim jedzeniem, pierogi, pomidorowa itp. Bar był bardzo przyjemnie urządzony, jedzenie smaczne. Po kilku miesiącach padł. W tym samym miejscu po małym remoncie swoje podwoje otworzyła knajpeczka z tajskim jedzeniem. Z powodzeniem. Co się stało? To było osiedle mieszkaniowe. Bar z dobrym polskim jedzeniem utrzymałby się tam gdzie jest dużo innych firm. Pracownicy wychodzący na lunch od czasu do czasu mieliby ochotę na schabowego i barszcz. Na osiedlu mieszkaniowym nikt nie pójdzie do baru na mielone, ale z chęcią pójdzie zjeść coś egzotycznego. Ta wołowina pięć smaków, mleczko kokosowe, pędy bambusa – o tak, to ma sens, dla tych zapachów, przypraw warto wyjść z domu.

Zakładanie działalności w trakcie roku

Wiemy już, co chcemy oferować klientowi. Mamy pieniądze na pierwsze wydatki. Wiemy jaką wybrać formę działalności i sposób opodatkowania. Czy trzeba czekać do pierwszego stycznia z rejestracją? Nie, mamy prawo założyć firmę w dowolnym czasie. Ma to jednak swoje konsekwencje.

VAT

Należy wyliczyć indywidualny próg przejścia na VAT. Kwota zwolnienia dotyczy całego roku i jeśli zaczniemy w trakcie, to kwota zwolnienia jest proporcjonalna. Dzielimy kwotę przez ilość dni w roku i mnożymy przez ilość dni od dnia rozpoczęcia działalności do końca roku. Brzmi strasznie, ale liczy się pięć sekund.

Podatek dochodowy

Kwota wolna od podatku. Jest ona jedna na człowieka na cały rok. Do tej pory pracodawca, co miesiąc, po kawałku tę kwotę wolną odliczał. Teraz, jak zaczynamy działalność i będziemy rozliczać się na zasadach ogólnych, to przy obliczaniu podatku trzeba od nowa odejmować całą kwotę wolną. Należy się spodziewać dopłaty w deklaracji rocznej.

ZUS

Jeżeli działalność zaczniemy w trakcie miesiąca, to składki ZUS za pierwszy miesiąc będą mniejsze.

1. ułomna osobowość prawna – ni pies ni wydra. Osoba fizyczna odpowiada całym swoim majątkiem za zobowiązania. Osoba prawna to jednostka organizacyjna, która jest podmiotem prawa. Jej działania są regulowane przez Kodeks Cywilny. Ułomna osobowość prawna to coś pomiędzy, może działać i zaciągać zobowiązania, ale jej odpowiedzialność za zobowiązania jest różna.

↩

2. kapitał zakładowy – zwany też założycielskim, ponieważ jest to pierwotny wkład wniesiony przez wspólników przy zakładaniu spółki. Minimalne wkłady są określane przepisami.

↩

Podatek dochodowy – przychody

Przychody krajowe

Firma założona, papiery w urzędach. Możemy ruszać. Po co zakładamy firmę? No dla pieniędzy ją zakładamy. Chcemy zarabiać. I jest! Jest pierwszy klient! Mój pierwszy klient. Całować nie wypada, bo nie wróci więcej.

Przychody trzeba wykazywać. Niewykazywanie przychodów, to obniżanie dochodów. Obniżanie dochodów, to zaniżanie podatku do zapłaty. A to już jest oszustwo. Skarbowe.

Wykazać przychód w odpowiednich ewidencjach można na różne sposoby. Sprzedaż dokumentujemy fakturą VAT (jeśli jesteśmy vatowcami[1]) albo fakturą (jeśli nie jesteśmy płatnikami podatku VAT). Dla uproszczenia dokument sprzedaży będę nazywać fakturą.

Klient, który sam ma firmę, będzie chciał fakturę. To jest jego koszt i on na każdy koszt musi mieć dokument. Klientowi, który firmy nie ma, faktura generalnie jest niepotrzebna, ale zachowuje prawo do otrzymania faktury.

Jeżeli świadczymy usługi lub sprzedajemy towary wyłącznie innym firmom, to na każdą sprzedaż wystawiamy faktury.

A co w sytuacji, gdy nie każdy klient jest firmą i nie każdy chce fakturę? Taki przychód nazywamy sprzedażą bezrachunkową. Taką sprzedaż też trzeba wykazać.

Dopiero zaczęliśmy i nie sprzedajemy towarów, które od razu wymuszają założenie kasy fiskalnej. Jak wykazać sprzedaż bezrachunkową? Towar za gotówkę i co dalej? Należy założyć ewidencję sprzedaży, w której jedną zbiorczą kwotą na koniec dnia wpiszemy uzyskaną ze sprzedaży sumę. To nazywa się utarg. Nazwa dość stara i zawiera w sobie "to, co utargowałem". W średniowieczu stanął człowiek na rynku, w koszu miał co tam żona napichciła i sprzedawał. Nie ma żadnych cen minimalnych, bo żaden producent marki nie chroni. Nie ma cen maksymalnych, bo żaden urząd tego nie reguluje. Stoi i targuje. Na koniec dnia mam utarg. Żona i tak powie "mało" - ale takie żony prawo.

Wracamy do rzeczywistości. Kasa fiskalna – mały komputerek, w pamięci którego zapisane są wszystkie sprzedaże. Nazwa, ilość i cena. Wszystko, co zostało zapisane, wydrukować możemy na rolce.

Z rolki odrywamy paragon i wręczamy klientowi. Na koniec dnia należy wygenerować raport dobowy. Na nim sumarycznie widać kwoty sprzedanych towarów lub usług z podziałem na stawki VAT. Kasy fiskalne muszą spełniać określone warunki konstrukcyjne narzucone przez Ministerstwo Finansów. Dany model otrzymuje homologację na wniosek producenta lub importera.

Czy faktura może wyglądać dowolnie? I tak i nie. Jest temu poświęcony specjalny artykuł w ustawie o VAT, który określa dane minimalne, jakie musi zawierać faktura. Nie ma natomiast wzoru graficznego. Warto wystawiać faktury o układzie przyjętym w danym kręgu kulturowym. Próba bycia oryginalnym i zmiana tradycyjnego układu powoduje, że księgowy musi się nieźle nagłowić, aby odnaleźć dane sprzedawcy na dolnym marginesie zamiast w górnym lewym rogu. Jest jeszcze jedna rzecz, o której często zapominają początkujący przedsiębiorcy: prezes dużej firmy nie ogląda faktur.

Faktura nie musi być ładna. Fakturę widzi księgowa klienta i jej naprawdę nie zaimponuje śliczne logo. Natomiast zirytuje się, jak będzie musiała poświęcić na znalezienie danych na fakturze dużo więcej czasu niż na fakturze zwyczajnej.

Nazwa towaru lub usługi ma być zrozumiała nie tylko dla wystawcy, nie należy używać szyfrów.

Przedsiębiorca uzyskuje pieniądze nie tylko ze sprzedaży towarów i usług. Odsetki in plus na firmowym rachunku bankowym, wypłacone odszkodowania, dotacje to również przychody, które są opodatkowane. Część dotacji jest zwolniona z opodatkowania, dotyczy to szczególnie kwot na rozpoczęcie działalności gospodarczej otrzymanych ze środków unijnych lub z urzędu pracy.

Przychody zagraniczne

Świat zmalał. Niestraszne nam odległości,telekomunikacja i transport ułatwiają kontakty. Przedsiębiorca może kupować i sprzedawać nie tylko sąsiadowi, może kupować i sprzedawać każdemu. Przed wstąpieniem do Unii Europejskiej świat dzielił się na Polskę i zagranicę. Obecnie mamy podział na Polskę, kraje należące do UE oraz kraje trzecie (nie należy mylić z krajami trzeciego świata, USA i Japonia to też podatkowo kraje trzecie).

Wymiana towarów i usług z przedsiębiorstwami z państw należących do UE podatkowo rozliczana jest inaczej niż z pozostałymi krajami. Przy imporcie z państw trzecich cło i podatek VAT nalicza urząd celny. Przy imporcie z państw UE nie ma cła, a podatek nalicza nabywca wg zasad obowiązujących w kraju nabywcy.

Skąd taki dziwny pomysł? Podatek VAT ma być neutralny, ale państwom członkowskim dano dość dużą swobodę przy ustalaniu stawek VAT na poszczególne towary, aby uniknąć nieuczciwej konkurencji związanej z różnicami w obciążeniu fiskalnym. Wprowadzono pewną zasadę: jeżeli obie strony transakcji są przedsiębiorcami, są płatnikami VAT-UE oraz towar przekroczy granicę (dwa ostatnie warunki dotyczą sprzedaży towarów), to sprzedawca nie nalicza podatku VAT wcale. Nalicza go wyłącznie nabywca. W przypadku większości usług wystarczy, że nabywca jest przedsiębiorcą.

Cło, w zamyśle, ma chronić gospodarkę wewnętrzną przed próbą zdominowania rynku przez obcych producentów. Chronić ma przed dumpingiem[2]. Zamysł dobry pod warunkiem, że nie kończy się autarkią[3]. Czy dumping jest groźny? Pozornie wydaje się dobry dla konsumenta, przecież kupuje on taniej niż gdyby kupował u lokalnego producenta. Jest groźny, ponieważ efektem jest bankructwo lokalnych firm i wtedy konsument musi się godzić na ceny dostawcy. Każdy monopol, każdy brak konkurencji w dłuższej perspektywie jest niekorzystny dla rynku i dla odbiorcy końcowego. A czy autarkia jest złym pomysłem? Podobnie jak przy dumpingu, w dłuższej perspektywie kończy się ograniczeniami w dostępie do towarów i usług, przykładem są nazistowskie Niemcy i Związek Radziecki (wraz z państwami należącymi do RWPG).

1. vatowiec – bardzo potoczna nazwa zarejestrowanego czynnego płatnika podatku VAT, czyli osoby (firmy), która zgłosiła do US, że chce być płatnikiem VAT. Vatowiec prowadzi dodatkowe ewidencje, składa deklaracje VAT i wystawia faktury VAT jako dokumenty sprzedaży,

nievatowiec – bardzo potoczna nazwa przedsiębiorcy, który korzysta ze zwolnienia z bycia vatowcem ze względu na niskie obroty lub rodzaj prowadzonej działalności. Dokumentem sprzedaży jest faktura.

↩

2. Dumping – sprzedaż towarów i usług poniżej kosztów ich wytworzenia lub odsprzedaż poniżej kosztu zakupu w celu eliminowania innych przedsiębiorców.

↩

3. Autarkia tu: cel polityki gospodarczej, prowadzonej przez państwo dążące do zaspokojenia wszelkich potrzeb gospodarki, zarówno konsumpcyjnych jak i produkcyjnych, w ramach własnych możliwości. Autarkia najczęściej występuje w okresach kryzysów gospodarczych.

↩

Podatek dochodowy – koszty

Nie każdy wydatek ponoszony przez przedsiębiorcę może zostać zaksięgowany jako koszt, a tym samym obniżyć dochód i podatki. Aby wydatek stał się kosztem musi spełniać dwa podstawowe warunki łącznie:

1. musi być prawidłowo udokumentowany,

2. musi mieć wpływ na osiąganie przychodów.

Pierwszym z warunków jest posiadanie dokumentu potwierdzającego, że ponieśliśmy wydatek. Najczęściej jest to faktura VAT, rachunek lub umowa. Każdy z nich powinien określać dane nabywcy i sprzedawcy, przedmiot i cenę transakcji.

Ustawodawca nie wymienił, co może być kosztem. Określił główną zasadę. Koszt musi służyć osiąganiu przychodów. Księgowanie większości kosztów (np. zakupu towarów handlowych, utrzymania lokalu czy wynagrodzeń pracowników) nie sprawia kłopotów. Problemy zaczynają się, gdy związek przyczynowo-skutkowy nie jest oczywisty, a to przedsiębiorca ma obowiązek go wykazać.

Czy telewizor może być kosztem? Może, np. w pubie lub w poczekalni u dentysty, ale już u agenta ubezpieczeniowego, który ma siedzibę w domu, lecz tak naprawdę jeździ do klienta, wykazanie związku może być trudne. A czy GPS może być kosztem? U agenta ubezpieczeniowego, w firmie transportowej może, ale u dentysty i u właściciela pubu już raczej nie.

Ocena zasadności poniesienia kosztu zależy w dużej mierze od specyfiki przedsiębiorstwa. Są jednak koszty, które istnieją w każdej firmie. Każda firma ma siedzibę, nawet jeśli to tylko wydzielony kawałek pokoju. Wszyscy korzystają z telefonu, samochodu oraz muszą prowadzić księgi podatkowe.

Siedziba firmy

Firma musi mieć siedzibę, czyli główne miejsce prowadzenia działalności. W urzędach należy podać adres, pod którym będziemy sprzedawać, produkować oraz świadczyć usługi. Możemy mieć więcej niż jedną siedzibę (np. kilka sklepów), ale jeden z adresów trzeba określić jako główny. Wszystkie miejsca prowadzenia działalności należy zgłosić. Świadcząc usługi wyłącznie w siedzibie klienta możemy podać adres zamieszkania jako miejsce prowadzenia działalności. Jeżeli siedziba firmy mieści się w wynajętym lokalu, koszt księgujemy na podstawie faktury lub umowy zawartej z właścicielem. Jeżeli firma mieści się w naszym mieszkaniu, to mamy prawo część czynszu i mediów zaksięgować w koszty na podstawie dowodu księgowego. Remont lokalu i jego wyposażenie jest kosztem. Przy dużej ingerencji w wynajmowany lokal, jego modernizacji lub ulepszeniu koszty będą rozłożone w czasie poprzez amortyzację. Nazywa się to inwestycją w obcy środek trwały.

Telefon

Warto mieć umowę z operatorem zawartą na firmę. Rozliczenie telefonu prywatnego jest mniej korzystne i czasochłonne. Przy korzystaniu z telefonu prywatnego abonament nie jest kosztem. Na szczegółowym bilingu trzeba zaznaczyć, które rozmowy są firmowe i tylko te mogą być kosztem. Fakturę na firmę księgujemy w koszty całkowicie.

Samochód

Zanim zarobimy na kupno samochodu na firmę, często wykorzystujemy już posiadany samochód osobowy. Można go rozliczać na dwa sposoby:

- jako niefirmowy, prowadząc ewidencję przebiegu pojazdu,

- przekazać go na majątek firmy.

Żadne z tych rozwiązań nie jest idealne.

Samochód niefirmowy

W ewidencji przebiegu pojazdu dla samochodu osobowego, który nie jest środkiem trwałym w firmie, należy wykazywać wszystkie podróże firmowe. Określamy skąd i dokąd jedziemy, w jakim celu oraz podajemy odległość w kilometrach. Jej prowadzenie jest żmudne i nudne. Kosztem są tylko koszty eksploatacyjne, w dodatku księgowanie kosztów jest ograniczone do wysokości limitu wynikającego z ewidencji przebiegu pojazdu.

Samochód firmowy

Nie trzeba prowadzić ewidencji przebiegu pojazdu. Dodatkowym kosztem będzie odpis amortyzacyjny. Wadą takiego rozwiązania jest fakt, że w przypadku sprzedaży, otrzymana kwota będzie przychodem z działalności gospodarczej, czyli zapłacimy podatek adekwatny do wybranej formy opodatkowania.

Jak już zarobimy "co nieco", możemy rozważyć kupno samochodu na firmę. Najbardziej opłacalne jest kupno za gotówkę, ale nie zawsze posiadamy ją w wystarczającej ilości. Do rozważenia pozostaje: kredyt czy leasing? Odpowiedź nie jest oczywista, gdyby zawsze jedna z opcji była lepsza, wszyscy by z niej korzystali. Każdy przypadek należy rozważyć indywidualnie. Dobrze jest pójść do kilku banków i leasingodawców, poznać i porównać ofertę. Oczywiście w sytuacji idealnej, najczęściej bierzemy kredyt w tym banku w którym chcą nam go dać.

Jest jedna sytuacja, w której leasing jest bardziej opłacalny: gdy chcemy mieć samochód osobowy o wartości powyżej 20 000 euro.

Podatkowo bardzo istotne jest, czy samochód jest osobowy czy ciężarowy. Z tej perspektywy, lepiej mieć samochód ciężarowy, ale przecież nie w każdym przedsiębiorstwie potrzebny jest dostawczy samochód o ładowności powyżej 3,5 tony. Większości małych firm w zupełności wystarcza osobowy. Przedsiębiorcy i ustawodawca grają w kotka i myszkę. Ustawodawca niemal co rok przedstawia nową definicję samochodu ciężarowego, a podatnicy szukają luki, aby zwykły samochód osobowy podatkowo uznać za ciężarowy i skorzystać z przywilejów z tym związanych. Ponadto brak możliwości odliczenia całej kwoty podatku VAT z faktur na paliwo ewidentnie kłóci się z zasadą neutralności. Stacje benzynowe odprowadzają podatek VAT od sprzedanego paliwa, a nabywca nie ma prawa w 100% go odliczyć.

Koszty w firmie handlowej

Jednym z podstawowych typów działalności jest firma handlowa. Różni się ona również podatkowo. Inne są sposoby księgowania, inne obowiązki przy wyliczaniu podatków, bardziej rygorystycznie oceniane jest dokumentowanie zakupów towarów handlowych.

Młody przedsiębiorca może przekazać do majątku firmy już posiadane towary. Umożliwia mu to sporządzenie remanentu początkowego. Nie warto jednak kupować towarów przed założeniem firmy. Remanent początkowy nie jest bowiem wliczany do bieżących kosztów firmy. Jego wysokość będzie miała wpływ na wyliczenie podatku dopiero na koniec roku.

Nie możemy sprzedawać towarów, których pojawienie się w firmie nie jest prawidłowo udokumentowane. Oprócz wniesienia towarów remanentem początkowym, na każdy inny MUSIMY mieć dokument potwierdzający zakup. Najczęściej jest to faktura VAT. W przypadku nabycia od osoby prywatnej należy sporządzić umowę kupna – sprzedaży.

Marżą powszechnie nazywamy różnicę między ceną zakupu a ceną sprzedaży. Nie jest to do końca prawidłowe. Zapominamy, że należy brać pod uwagę wszystkie koszty poniesione przez firmę, zarówno pośrednie jak i bezpośrednie. Doliczona marża powinna pokryć nie tylko cenę zakupu towaru, ale również ogólne koszty prowadzenia działalności. Dlatego tłumaczenie straty z działalności dużymi kosztami pośrednimi nie jest dla US argumentem. Odpowiedzą, że marża powinna pokryć cenę zakupu i wszystkie inne koszty, łącznie ze stratami i ubytkami wynikającymi np. z utraty przydatności do spożycia.

Przedmioty ulegają zniszczeniu, mija im termin przydatności do spożycia, przestają być modne lub stają się przestarzałe technologicznie. Tracą swój walor jako towary handlowe, ale jako niesprzedane nadal figurują na stanie magazynu i mogą wpływać na dochód przez następne lata. Sposobem jest przeksięgowanie ich z kolumny w której księgujemy zakup towarów do kolumny kosztów pozostałych. Należy to prawidłowo udokumentować.

Na koniec roku firma handlowa ma obowiązek sporządzić remanent, czyli spis z natury wszystkich towarów handlowych oraz materiałów do produkcji, kupionych i niesprzedanych do końca roku. Remanent końcowy danego roku jest jednocześnie remanentem początkowym roku następnego. Dlatego też należy pamiętać, że różnica między remanentem początkowym a końcowym ma wpływ na dochód za cały rok. Nie warto robić dużych zakupów towarów pod koniec roku. Problemem w działalności handlowej jest wypośrodkowanie pomiędzy rozszerzeniem i wzbogaceniem asortymentu przed świętami i sylwestrem, a koniecznością sporządzenia remanentu, w którym znajdą się niesprzedane towary. Skutkiem będzie nie tylko zamrożenie gotówki, ale także konieczność zapłacenia podatku.

Koszty uboczne zakupu

W Księdze Przychodów i Rozchodów mamy osobną kolumnę na księgowanie kosztów ubocznych zakupu. Są to przede wszystkim koszty transportu, załadunku i wyładunku, ubezpieczenia w drodze – koszty związane z zakupem towarów inne niż cena zapłacona sprzedawcy.

Reprezentacja i reklama

Kolejne pole na którym od lat podatnicy i ustawodawca bawią się w chowanego. Obecnie reklama jest w pełni kosztem, za to reprezentacja wcale nie jest uznawana za koszt. W ustawie o podatku dochodowym nie ma podanej definicji tych dwóch słów. Pozostają słowniki języka polskiego i ogromne możliwości interpretacji i nadinterpretacji przepisów.

Czy świąteczny wystrój biura w choinki i mikołaje to już reprezentacja, czy wystrój zgodny z obyczajem? A kiedy gadżet firmowy dla klienta może zostać uznany za niewystawny i reklamę? Okazuje się, że podatkowo to ogromna różnica. Ubranie służbowe może być kosztem pod warunkiem, że w widocznym miejscu jest logo firmy - i tu zaczynają się rozważania jak duże ma być logo, i w którym miejscu ubrania uznamy je za dostatecznie widoczne. Właściwie jedynym sposobem na spokojny sen, że ten wydatek traktowany przez nas jako reklama nie zostanie zakwestionowany jako reprezentacja podczas najbliższej kontroli, jest wystąpienie o indywidualną interpretację.

Wyposażenie i środki trwałe

Prowadząc działalność kupujemy nie tylko towary handlowe czy materiały do produkcji i świadczenia usług. Kupujemy również przedmioty nazywane rzeczowymi składnikami majątku. W zależności od ceny nabycia, są one różnie księgowane: czasem jako koszt, a czasami muszą być dodatkowo ujęte w innych ewidencjach.

Przedmioty o wartości poniżej 1500 zł (dla płatników VAT liczy się cena netto) księgujemy w koszty bezpośrednio i nie wykazujemy w żadnej dodatkowej ewidencji, jedynie w KPiR.

Przedmioty, które przekraczają kwotę 1500 zł ale nie przekraczają 3500 zł (dla vatowca netto) oprócz zaksięgowania w KPiR musimy wykazać w ewidencji wyposażenia.

Przedmioty o wartości powyżej 3500 zł (dla vatowca netto) nazywane są środkami trwałymi. Należy je wykazywać w ewidencji środków trwałych, a samo księgowanie w koszty może być rozłożone w czasie.

Środki trwałe to środki stanowiące własność lub współwłasność podatnika, nabyte lub wytworzone we własnym zakresie, kompletne i zdatne do użytku w dniu przyjęcia do używania:

- budowle, budynki oraz lokale będące odrębną własnością,

- maszyny, urządzenia i środki transportu,

- inne przedmioty

o przewidywanym okresie używania dłuższym niż rok, wykorzystywane przez podatnika na potrzeby związane z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą.

W ewidencji środków trwałych muszą znaleźć się wszystkie składniki majątku firmy o wartości powyżej 3500 zł. Tańsze mogą, ale nie jest to wymagane.

"Kompletne i zdatne do użytku" to sformułowanie użyte w ustawie, które czasem sprawia kłopoty. Zdatne do użytku – jeśli kupimy samochód uszkodzony i niesprawny, to musimy go najpierw naprawić. Do majątku firmy dodamy go dopiero wtedy, kiedy zostanie dopuszczony do jazdy. Wartością początkową będzie cena zapłacona właścicielowi plus wszystkie koszty na naprawę.

Kompletny – najłatwiej wytłumaczę na komputerze: monitor sam nie działa. Środkiem trwałym jest zestaw komputerowy, czyli jednostka centralna plus wszystkie peryferia.

Dobrym przykładem jest drukarka: jeżeli ma ona dodatkowe funkcje, pozwalające korzystać z niej bez podłączenia do komputera, np. wykonuje kserokopie, to można ją traktować jako osoby przedmiot. Jeżeli jest to tylko zwykła drukarka, to należy ją dołączyć do zestawu, bo jest takim samym urządzeniem peryferyjnym jak klawiatura czy myszka.

Amortyzacja to stopniowe zaliczanie w koszty poszczególnych okresów nakładów na zakup lub wytworzenie środka trwałego. Stawki amortyzacji zostały ściśle przypisane konkretnym przedmiotom. Obecnie korzystamy z ulgi dla małych i młodych firm. Środki trwałe inne niż budynki, samochody osobowe oraz wartości niematerialne i prawne możemy zaksięgować w koszty w miesiącu zakupu. Nadal należy je wykazywać w ewidencji środków trwałych, lecz mamy prawo zastosować amortyzację jednorazową, z uwzględnieniem obowiązującego limitu na dany rok.

Bank

Przedsiębiorca – jednoosobowa działalność gospodarcza nie ma obowiązku zakładania w banku specjalnego konta firmowego. Wyjątkiem są transakcje powyżej 15 000 euro, wtedy konieczne staje się założenie konta na dane firmy. Jeżeli nie mamy tak dużych transakcji, to możemy posługiwać się kontem prywatnym. Należy jednak pamiętać, że podczas kontroli urzędu skarbowego, konieczne będzie pokazanie wyciągów z konta prywatnego.

Kosztem są prowizje i inne opłaty pobrane przez bank, a związane z prowadzoną działalnością. W przypadku konta firmowego naliczone odsetki od środków zgromadzonych na koncie są przychodem z działalności gospodarczej.

Odsetki od kredytu, który został przeznaczony na działalność gospodarczą są kosztem. Dlaczego tylko odsetki? Dlatego, że w kosztach mamy zaksięgowane przedmioty kupione za kredyt, więc księgowanie kapitałowej część raty byłoby dublowaniem kosztów. Aby odsetki mogły być zaksięgowane jako koszt potrzebujemy szczegółowego harmonogramy spłat, na którym każda rata jest podzielona na część kapitałową i odsetkową.

Delegacje

Pracownika

Kodeks Pracy: "Pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową."

A po polsku: jeśli szef wysyła pracownika do innej miejscowości, to pokrywa mu koszty dojazdu, powrotu, noclegu oraz wyżywienia.

Kosztów wyżywienia nie pokrywa w wysokości rzeczywiście poniesionej, lecz do kwoty zwanej dietą. Zwrot kosztów wyżywienia powyżej diety stanowiłby przychód pracownika podlegający opodatkowaniu. Wysokość diety określa w rozporządzeniu Minister Pracy i Polityki Społecznej.

Dieta to ekwiwalent pieniężny za wyżywienie. Osoby wyjeżdżające w delegacje często narzekają na wysokość diety. Należy pamiętać, że dieta nie ma wystarczyć na całodzienne wyżywienie, lecz pokryć różnicę między wydatkami ponoszonymi na wyżywienie w domu a wyżywieniem w trakcie wyjazdu. Od marca 2013 roku dieta to 30 zł za dobę.

Podróż służbowa rzadko trwa pełne 24 godziny i ich wielokrotność. Obliczymy diety biorąc pod uwagę czas całego wyjazdu. Delegacja trwała nie dłużej niż dobę:

- od 8 do 12 godzin – przysługuje połowa diety,

- ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Delegacja trwająca dłużej niż dobę daje prawo do naliczenia diety za każdą pełną dobę. Kolejna doba w podróży służbowej daje prawo do połowy diety, a po przekroczeniu 8 godzin liczymy dietę jak za pełną dobę.

Pracodawca pokrywa koszty noclegu w wysokości wynikającej z faktury lub rachunku. Jeżeli pracownik zapewnia sobie nocleg we własnym zakresie (np. odwiedzi ciocię lub kumpla z wojska), to pracodawca wypłaca mu ryczałt za nocleg. Obecnie jest to 150% diety.

Kolejnym ryczałtem przysługującym pracownikowi w delegacji jest ryczałt za przejazdy środkami komunikacji miejscowej (chyba że pracodawca zapewnił pracownikowi transport na miejscu, np. samochód pracodawcy lub pracownika). Wynosi on 20% diety.

Pracownik, który w delegację pojechał pociągiem, autobusem lub leciał samolotem przedstawia w rozliczeniu bilety. Pracodawca zwraca koszt podróży na ich podstawie. Są one kosztem prowadzenia działalności.

Delegację pracownika należy rozliczyć w ciągu 14 dni od jej zakończenia. Często pracodawca wypłaca zaliczkę na poczet kosztów, należy ją rozliczyć również w ciągu 14 dni.

Właściciela

Właściciel firmy często musi wyjeżdżać do innego miasta, aby osiągnąć przychód. Może to być zakup towaru w hurtowni lub wyjazd do kontrahenta. Rozliczenie kosztów delegacji przedsiębiorcy odbywa się na trochę innych zasadach niż u pracownika. Przedsiębiorca nie wysyła sam siebie w podróż służbową, nie wypłaca zaliczek, ale zachowuje prawo do zaksięgowania w koszty części wydatków poniesionych w delegacji.

Dieta na wyżywienie to jedyny koszt zryczałtowany jaki przysługuje przedsiębiorcy. Możemy w restauracji brać faktury lub rachunki, ale w koszty nie zaksięgujemy więcej niż wynosi dieta. Nie odliczymy również podatku VAT z faktur na usługi gastronomiczne.

Każdy inny wydatek musi być prawidłowo udokumentowany. Delegacja nie zwalnia przedsiębiorcy z obowiązku prawidłowego dokumentowania kosztów, czyli brania faktury i rachunków na dane firmy.

Wydatki związane z wyjazdem samochodem firmowym księgujemy na podstawie posiadanych dokumentów.

Wydatki związane z wyjazdem samochodem niefirmowym również księgujemy na podstawie posiadanych faktur i rachunków, jednak rozliczenie będzie ograniczone do wysokości limitu wynikającego z ewidencji przebiegu pojazdu.

W delegację nie zawsze jedziemy samochodem, ale mamy prawo zaksięgować w koszty bilety otrzymane od przewoźnika. Bilety jednorazowe uprawniające do przejazdu na odległość nie mniejszą niż 50 km, wydawane przez podatników uprawnionych do świadczenia usług polegających na przewozie osób: kolejami normalnotorowymi, taborem samochodowym, statkami pełnomorskimi, środkami transportu żeglugi śródlądowej i przybrzeżnej, promami, samolotami i śmigłowcami są traktowane jak faktura i dają prawo do odliczenia podatku VAT, muszą jednak zawierać określone:

1. nazwę i numer identyfikacji podatkowej sprzedawcy,

2. numer i datę wystawienia biletu,

3. informacje pozwalające na identyfikację rodzaju usługi,

4. kwotę należności wraz z podatkiem VAT,

5. kwotę podatku VAT.

Dowody opłaty za przejazdy autostradami płatnymi, również mogą być traktowane jak faktura VAT, jeśli zawierają wszystkie powyższe dane.

Paragony za przejazd taksówką nie dają prawa do odliczenia VAT. Konieczne jest poproszenie taksówkarza o wystawienie dokumentu sprzedaży, są oni do tego przyzwyczajeni.

Właściciel firmy wydatki na zapewnienie noclegu może zaksięgować w koszty wyłącznie na podstawie posiadanego dokumentu (faktury lub rachunku na dane firmy). Nie przysługują mu ryczałty za nocleg.

Zagraniczne

Prawo do zaliczenia w koszty wyjazdu służbowego nie dotyczy wyłącznie wyjazdów na terenie Polski, również wyjazd za granicę może być kosztem. Ważne, aby była to podróż, która ma wpływ na osiągnięcie przychodu lub jest bezpośrednio związana z prowadzoną działalnością. Do kosztów mamy prawo zaliczyć diety, ryczałty i inne poniesione wydatki.

Między delegacją krajową a zagraniczną występują różnice, przede wszystkim czas delegacji poza granicami kraju liczy się inaczej. Podróż odbywana środkami komunikacji:

- lądowej – od chwili przekroczenia granicy polskiej w drodze za granicę, do chwili przekroczenia granicy polskiej w drodze powrotnej do kraju,

- lotniczej – od chwili startu samolotu w drodze za granicę z ostatniego lotniska w kraju, do chwili lądowania samolotu w drodze powrotnej na pierwszym lotnisku w kraju,

- morskiej – od chwili wyjścia statku (promu) z portu polskiego, do chwili wejścia statku (promu) w drodze powrotnej do portu polskiego.

Wysokość diety ustalana jest przez Ministra Pracy i Polityki Społecznej i zależna jest od kraju docelowego, bez względu na kraje pośrednie przez które będziemy przejeżdżać (np. wyjazd służbowy do Hiszpanii: liczmy diety w wysokości przypisanej temu krajowi bez uwzględniania podróży przez Niemcy i Francję).

Przedsiębiorca do kosztów uzyskania przychodów zaliczy równowartość diet przysługujących pracownikom. Przy obliczaniu diet stosuje się następujące zasady:

- za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości,

- za niepełną dobę do 8 godzin – przysługuje 1/3 diety,

- za niepełną dobę od 8 do 12 godzin – przysługuje 1/2 diety,

- powyżej 12 godzin przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Wysokość diety określa w rozporządzeniu Minister Pracy i Polityki Społecznej.

Inne, niż diety, wydatki poniesione w trakcie delegacji zagranicznej należy udokumentować na zasadach ogólnych. Przedsiębiorca rozlicza wydatki faktycznie poniesione, nie przysługują mu ryczałty za nocleg. W odróżnieniu od delegacji krajowej, paragon na zakup paliwa do pojazdu ze stacji zagranicznej wystarcza do zaliczenia wydatku w koszty. Pozostałe zasady dotyczące kosztów eksploatacyjnych pojazdów są identyczne, np. by rozliczyć wynajem auta – należy prowadzić ewidencję przebiegu pojazdów i ewidencję kosztów eksploatacyjnych.

Koszty poniesione za granicą są w walutach innych niż PLN. Zapisy w księdze muszą być w walucie polskiej, dlatego koszty należy przeliczyć wg określonego w przepisach kursu. Koszty poniesione w walutach obcych przelicza się na złote według kursu średniego ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu.

Kurs średni NBP zazwyczaj jest inny niż kurs, po którym rzeczywiście kupiliśmy walutę, dlatego należy obliczyć różnice kursowe. Mogą one być dodatkowym przychodem (jeżeli zapłaciliśmy mniej niż zaksięgowaliśmy) lub dodatkowym kosztem (jeżeli zapłaciliśmy więcej niż zaksięgowaliśmy wg kursu średniego).

Pracownicy na umowę o pracę

Zakładając firmę należy liczyć się z tym, że prędzej czy później będziemy potrzebowali kogoś do pomocy. Tym kimś będzie pracownik. Obca osoba, która ma wykonywać zlecone przez nas zadania. Każda ze stron ma inne cele. W dużym uproszczeniu: pracownik chce zarabiać jak najwięcej przy najmniejszym wysiłku, pracodawca chce płacić jak najmniej za zrobienie wszystkiego. Przy tak dużym konflikcie interesów konieczne stało się uporządkowanie praw i obowiązków obu stron. Reguluje to Kodeks Pracy (przy umowie o pracę) lub Kodeks Cywilny (przy umowie o dzieło lub zlecenie). Pracownicy uważają, że ich prawa nie są dostatecznie chronione, a pracodawcy, że ich obowiązki są nadmierne.

Rekrutacja

Urzędnicy bardzo często oskarżani są o nepotyzm[1]. Jednak, gdy sami chcemy zatrudnić pracowników, to w pierwszej kolejności szukamy wśród rodziny i znajomych. Wolimy zatrudnić kuzynkę szwagra lub bratową sąsiada niż całkiem obcą osobę z ogłoszenia. Rozsyłamy wieści. Liczymy na to, że:

- szwagier czy sąsiad nie polecą nam osoby niegodnej zaufania,

- polecona osoba będzie się starać, aby nie przynieść wstydu temu, kto jej pracę załatwił.

Szukanie całkiem obcej osoby nie jest łatwe. Kogo chce pracodawca? Osoby odpowiedzialnej, punktualnej, wypełniającej należycie swoje obowiązki. Jak sformułować ogłoszenie, aby odpowiedziały na nie osoby, których szukamy? Jak w trakcie krótkiej rozmowy kwalifikacyjnej sprawdzić, czy to właśnie taka osoba? Nie da się ukryć, że przy zatrudnianiu pracowników w małych firmach wielką rolę odgrywa pierwsze wrażenie, a wybór często opiera się na intuicji. Żart "szukam 20-letniej sekretarki z 25-letnim stażem" dość dobrze oddaje męki właściciela małej firmy poszukującego pracowników.

W dużych firmach istnieje cały dział zajmujący się rekrutacją, szkoleniami, motywowaniem, a także zwalnianiem. Obecnie, potocznie zwany HR, kiedyś nazywany był "kadry". Nie lubię określenia "zasoby ludzkie", budzi ono we mnie opór. Jest kolejnym etapem na drodze kompletnego zdehumanizowania jednostki. Rozumiem, że ludzi jest dużo. Rozumiem, że imię i nazwisko obecnie nie wystarcza do bezbłędnej identyfikacji. Jednak, gdy stoję w sklepie i z głośników przestaje lecieć muzyka, a odzywa się głos "pięćdziesiąt trzy zgłosi się do działu mięsnego" lub gdy mój kolega nosi w pracy plakietkę z napisem "WR-165" – nie jestem zachwycona.

Zatrudnianie i teczka osobowa

Po wyborze kandydata na pracownika właściciel firmy ma sporo obowiązków (i papierów) do wypełnienia.

Prowadzenie akt osobowych jest obowiązkiem. Dokumenty tam zgromadzone mogą służyć jako dowody, szczególnie w przypadku sporów. Gdy dojdzie do konfliktu i pracownik pozwie pracodawcę do Sądu Pracy, aby dochodzić swoich praw, sędziego nie będzie interesować czy pracownik to miły człowiek. Będzie zainteresowany wyłącznie zawartością akt pracownika.

Wszystkie dokumenty pracownika należy przechowywać w jego teczce osobowej. Akta osobowe powinny składać się z trzech części:

- A – dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie,

- B – dokumenty związane z przebiegiem zatrudnienia,

- C – dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia.

W części A pracodawca ma obowiązek przechowywać:

- wypełniony kwestionariusz osobowy osoby ubiegającej się o zatrudnienie,

- świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy lub innych dokumentów potwierdzających okresy zatrudnienia, obejmujących okresy pracy przypadające w roku kalendarzowym, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie,

- dokumenty potwierdzający kwalifikacje zawodowe, wymagane do wykonywania oferowanej pracy,

- świadectwo ukończenia gimnazjum – w przypadku osoby ubiegającej się o zatrudnienie w celu przygotowania zawodowego,

- rzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku,

- inne dokumenty, jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów.

W części B powinny znajdować się:

- umowa o pracę, a jeżeli umowa nie została zawarta na piśmie – potwierdzenie ustaleń co do rodzaju umowy oraz jej warunków,

- także zakres czynności (zakres obowiązków), jeżeli pracodawca dodatkowo w tej formie określił zadania pracownika wynikające z umowy o pracę,

- a także dokumenty dotyczące wykonywania pracy w formie telepracy,

- pisemne potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z regulaminem oraz zaświadczenia o ukończeniu wymaganego szkolenia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy,

- oświadczenie pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka o zamiarze lub o braku zamiaru korzystania z uprawnień związanych z rodzicielstwem,

- dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo do rozliczenia się,

- dokumenty związane z podnoszeniem przez pracownika kwalifikacji zawodowych,

- oświadczenia dotyczące wypowiedzenia pracownikowi warunków umowy o pracę lub zmiany tych warunków w innym trybie,

- dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody, wyróżnienia lub wymierzeniem kary porządkowej,

- pisma dotyczące udzielenia pracownikowi dodatkowego urlopu macierzyńskiego, dodatkowego urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu ojcowskiego, urlopu wychowawczego oraz urlopu bezpłatnego,

- dokumenty związane z obniżeniem wymiaru czasu pracy,

- orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi i kontrolnymi,

- umowa o zakazie konkurencji, jeżeli strony zawarły taką umowę w okresie pozostawania w stosunku pracy,

- wnioski pracownika dotyczące ustalenia indywidualnego rozkładu jego czasu pracy, stosowania do niego systemu skróconego tygodnia pracy, a także stosowania do niego systemu czasu pracy, w którym praca jest świadczona wyłącznie w piątki, soboty, niedziele i święta,

- wniosek pracownika o poinformowanie właściwego inspektora pracy o zatrudnianiu pracowników pracujących w nocy oraz kopię informacji w tej sprawie skierowanej do właściwego inspektora pracy,

- korespondencję z reprezentującą pracownika zakładową organizacją związkową we wszystkich sprawach ze stosunku pracy wymagających współdziałania pracodawcy z tą organizacją lub innymi podmiotami konsultującymi sprawy ze stosunku pracy.

W części C powinny znajdować się:

- oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę,

- dotyczące żądania wydania świadectwa pracy oraz związane z niewypłaceniem pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy,

- kopię wydanego pracownikowi świadectwa pracy,

- potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym,

- umowa o zakazie konkurencji po rozwiązaniu stosunku pracy, jeżeli strony zawarły taką umowę,

- orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi po rozwiązaniu stosunku pracy.

Badania lekarskie

Pracownik musi być zdolny do wypełniania swoich obowiązków, pracodawca nie może dopuścić do pracy pracownika bez aktualnego orzeczenia lekarskiego, które dopuszcza do pracy na danym stanowisku. Badania lekarskie opłaca pracodawca.

Badania lekarskie są:

- wstępne – wykonywane przed przystąpieniem do pracy,

- okresowe – wykonywane w czasie trwania stosunku pracy,

- kontrolne –wykonywane przez pracownika, który przebywał na zwolnieniu lekarskim dłużej niż 30 dni.

Szkolenia BHP

Pracownika należy przeszkolić w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy. Koszt szkolenia opłaca pracodawca. Pracodawca może sam zorganizować takie szkolenie, pod warunkiem, że ma uprawnienia.

Obowiązkowa forma pisemna

Umowa o pracę musi być zawsze zawarta na piśmie. Rodzaje umów o pracę:

- umowa na okres próbny,

- umowa na czas określony,

- umowa na czas wykonania określonej pracy,

- umowa na czas nieokreślony,

- umowa na zastępstwo.

Ewidencja czasu pracy

Każdy pracodawca, bez względu na liczbę zatrudnionych pracowników, musi założyć i prowadzić ewidencję czasu pracy w zakresie przewidzianym przepisami prawa pracy. W ewidencji czasu pracy podaje się:

- dzień,

- godziny wg planu,

- godziny przepracowane,

- nadgodziny,

- urlopy płatne i bezpłatne, okolicznościowe,

- chorobowe i inne.

Zgłoszenie do ZUS

Pracownika zgłaszamy do ZUS-u w ciągu 7 dni od dnia zawarcia z nim umowy o pracę. Jeżeli pracownika zwalniamy, wtedy musimy go wyrejestrować z ubezpieczeń, również w przeciągu 7 dni od dnia ustania zatrudnienia.

Ewidencja wynagrodzeń

Dla każdego pracownika należy założyć i prowadzić imienną kartę wypłacanego wynagrodzenia za pracę oraz innych świadczeń związanych z pracą.

Jeżeli pracownik otrzymuje:

- odzież i obuwie robocze,

- środki ochrony indywidualnej,

- wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację,

to należy prowadzić ewidencję przydziału.

Urlop

Pracownikowi przysługuje płatny urlop wypoczynkowy, czyli dni w których nie musi pracować, a mimo to dostanie wynagrodzenie tak, jakby pracował.

Wymiar urlopu

- 20 dni roboczych – jeżeli pracownik jest zatrudniony krócej niż 10 lat,

- 26 dni roboczych – jeżeli pracownik jest zatrudniony co najmniej 10 lat.

Do okresu zatrudnienia, które uwzględnia się przy wyliczaniu prawa do urlopu zaliczamy również okres edukacji w wymiarze:

1. zasadniczej lub innej równorzędnej szkoły zawodowej – przewidziany programem nauczania czas trwania nauki, nie więcej jednak niż – 3 lata,

2. średniej szkoły zawodowej – przewidziany programem nauczania czas trwania nauki, nie więcej jednak niż – 5 lat,

3. średniej szkoły zawodowej dla absolwentów zasadniczych (równorzędnych) szkół zawodowych – 5 lat,

4. średniej szkoły ogólnokształcącej – 4 lata,

5. szkoły policealnej – 6 lat,

6. szkoły wyższej – 8 lat (także licencjat).

Lat tych się nie sumuje.

Świadectwo pracy

Po zakończeniu współpracy należy dać pracownikowi świadectwo pracy. Zamieszczamy w nim informacje:

- o okresie i rodzaju wykonywanej pracy,

- o zajmowanym stanowisku,

- o trybie rozwiązania albo okolicznościach wygaśnięcia stosunku pracy,

- niezbędne do ustalenia uprawnień pracowniczych i uprawnień z ubezpieczenia społecznego, a w szczególności: wymiar czasu pracy pracownika w czasie trwania stosunku pracy, podstawę prawną rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy, urlop wypoczynkowy wykorzystany przez pracownika w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy,

- wykorzystanie dodatkowego urlopu albo innego uprawnienia lub świadczenia przewidzianego przepisami prawa pracy,

- okres korzystania z urlopu bezpłatnego i podstawa jego udzielenia,

- wykorzystanie urlopu wychowawczego,

- liczba dni, za które pracownik otrzymywał wynagrodzenie chorobowe w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy,

- wykorzystanie w roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy, zwolnienia od pracy,

- okres za który pracownikowi przysługuje odszkodowanie w związku ze skróceniem okresu wypowiedzenia umowy o pracę,

- okres odbytej czynnej służby wojskowej lub jej form zastępczych,

- okres wykonywania pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze,

- okresy nieskładkowe, przypadające w okresie zatrudnienia, którego dotyczy świadectwo pracy, uwzględniane przy ustalaniu prawa do emerytury lub renty,

- o ewentualnym zajęciu wynagrodzenia za pracę (przepisy postępowania egzekucyjnego).

Pracownik często nie zdaje sobie sprawy, ile rzeczywiście kosztuje swojego pracodawcę. Kosztem nie jest kwota netto, którą otrzymuje na koniec miesiąca. Pracodawca wydaje pieniądze na znalezienie pracownika, na badania lekarskie i szkolenia. Musi stworzyć miejsce pracy wraz z zapleczem socjalnym. Wypełniać mnóstwo dokumentów. Opłacać składki ZUS oraz podatki od wynagrodzeń. Pensja netto wypłacana pracownikowi to około 60% ponoszonych kosztów. Reszta to podatki oraz odprowadzane składki na ubezpieczenia ZUS. To pracodawca ponosi koszt wyposażenia i utrzymania stanowiska pracy, np. wyposażenie biura, narzędzi do pracy, zakup programu komputerowego, fachowej literatury, a na niektórych stanowiskach odzieży roboczej i napojów.

Stąd tak silna pokusa, aby korzystać z umów cywilnoprawnych. Nazywane są "śmieciowymi", ponieważ nie chronią pracownika tak jak umowa o pracę. Mniej jest formalności przy zatrudnianiu i łatwiej rozstać się z pracownikiem, który nie spełnia naszych oczekiwań. Nie ma on prawa do płatnego urlopu, a w przypadku umowy o dzieło, nie ma konieczności płacenia składek ZUS.

Umowy o pracę różnią się między sobą w zakresie ochrony, jakiej udzielają pracownikowi między innymi poprzez zróżnicowanie okresów wypowiedzenia.

Rodzaje umów o pracę

Umowa na okres próbny

Pierwsza umowa z nowym pracownikiem zazwyczaj jest umową na okres próbny. Zawarcie takiej umowy umożliwia sprawdzenie przyszłego pracownika. Podczas rozmowy kwalifikacyjnej kandydat na każde nasze pytanie odpowie twierdząco, bo zależy mu na znalezieniu pracy. Dopiero potem okazuje się ile rzeczywiście potrafi.

Z pracownikiem można podpisać tylko jedną umowę na okres próbny, ale nie dłuższy niż 3 miesiące. Inną z korzyści zawarcia takiej umowy są skrócone okresy wypowiedzenia, które wynoszą odpowiednio:

- a. 3 dni robocze, jeżeli okres próbny nie przekracza 2 tygodni,

- b. 1 tydzień, jeżeli okres próbny jest dłuższy niż 2 tygodnie,

- c. 2 tygodnie, jeżeli okres próbny wynosi 3 miesiące.

Umowa na czas określony

Umowa na czas określony ma umożliwić pracodawcy krótkotrwałe zatrudnienie pracownika. Podstawową różnicą między umową o pracę na czas określony a umową na czas nieokreślony, jest łatwość zakończenia stosunku pracy. Umowa na czas określony może zostać rozwiązana:

- z upływem terminu na jaki została zawarta i nie wymaga dodatkowego oświadczenia woli żadnej ze stron,

- na skutek porozumienia stron,

- za wypowiedzeniem, jeżeli umowa została zawarta na okres dłuższy niż 6 miesięcy i przy zawieraniu umowy o pracę przewidziano możliwość jej wcześniejszego rozwiązania. Okres wypowiedzenia wynosi dwa tygodnie.

Kodeks Pracy nie wprowadza ograniczeń co do długości umów o pracę na czas określony. Nie powinny jednak być zawierane na okres zbyt długi, nieuzasadniony gospodarczo lub organizacyjnie.

Należy pamiętać, że trzecia umowa o pracę na czas określony, wywiera takie skutki jak umowa na czas nieokreślony.

Zawierając umowę na czas określony należy w umowie określić czas jej trwania. Należy to zrobić poprzez:

- określenie czasu obowiązywania umowy (np. 4 miesiące),

- oznaczenie momentu jej rozwiązania datą kalendarzową (np. do 31-10-2015),

- ustalenia końcowego terminu trwania umowy wskazaniem przyszłego zdarzenia, którego data znana jest w przyszłości.

Umowa na czas wykonania określonej pracy

Umowa zawierana na czas wykonania określonej pracy. Przydatna, gdy pracodawca nie jest w stanie dokładnie określić terminu, jaki potrzebny jest do wykonania zadania. Czas jest określony pośrednio, poprzez określenie zadania, na czas którego wykonania zatrudnia się pracownika. Takie określenie upodabnia ją do umowy o dzieło, jednak z uwagi na inne cechy w dalszym ciągu jest to zatrudnienie na umowę o pracę.

Umowa na czas wykonania określonej pracy rozwiązuje się:

- w momencie wykonania zadania,

- za porozumieniem stron,

- z zachowaniem dwutygodniowego okresu wypowiedzenia w przypadku ogłoszenia upadłości lub likwidacji pracodawcy.

Umowa na czas nieokreślony

Umowa o pracę na czas nieokreślony jest najkorzystniejsza dla pracownika. Przepisy gwarantują mu konkretne korzyści i uprawnienia szczególnie przy rozwiązywaniu umowy. Są też najmilej widziane przez banki przy określaniu zdolności kredytowej.

Umowa na czas nieokreślony to bezterminowe związanie stron. Daje pracownikowi gwarancję stałego zatrudnienia. Z drugiej strony sam pracodawca może kreować trwałe relacje z pracownikiem, wzmacniać jego lojalność i przywiązanie do firmy.

Umowa na zastępstwo

Umożliwia pracodawcy zatrudnienie pracownika na czas nieobecności innego pracownika, bez konieczności trwałego wiązania się z nowym pracownikiem. Określenie terminu na jaki zawarta jest tego typu umowa może stanowić trudność (np. trudno ustalić, czy po skomplikowanej operacji pracownik będzie na zwolnieniu 3 miesiące czy 5).

Rozwiązanie umowy o pracę

W Kodeksie Pracy przewidziano trzy sposoby rozwiązania umowy o pracę:

- za porozumieniem stron,

- za wypowiedzeniem jednej ze stron z zachowaniem okresu wypowiedzenia,

- za wypowiedzeniem bez zachowania okresu wypowiedzenia.

Za porozumieniem stron

Czyli zostańmy przyjaciółmi. Jeśli pracownik znajdzie lepszą pracę i nowy pracodawca nie chce czekać np. 3 miesiące, lub pracownik popełnił poważny błąd i pracodawca nie chce mu wręczać dyscyplinarki, ale nie chce już tego pracownika, można się dogadać. Rozwiązać umowę niemal z dnia na dzień.

Za wypowiedzeniem

Czas trwania okresu wypowiedzenia, podczas którego pracownikowi przysługują wszystkie świadczenia z tytułu umowy, zależny jest od czasu trwania samej umowy o pracę:

- wynosi 14 dni, kiedy zatrudnienie trwało mniej niż 6 miesięcy (jeżeli w umowie jest taki zapis),

- miesiąc przy okresie zatrudnienia przez minimum pół roku

- 3 miesiące przy zatrudnieniu przez 3 lata.

Chroni obie strony przed nagłym porzuceniem. Pracownik znalazł lepszą pracę a okres wypowiedzenia umożliwia pracodawcy znalezienie zastępcy. Pracodawca likwiduje etat, ale pracownik ma czas na szukanie nowej pracy.

Bez zachowania okresu wypowiedzenia

Tak zwana "dyscyplinarka". Umowa na czas nieokreślony może być przez pracodawcę rozwiązana bez zachowania okresu wypowiedzenia wyłącznie z określonych powodów: popełnienie przestępstwa przez pracownika i działanie na szkodę pracodawcy, łamanie zakazu o działalności konkurencyjnej oraz w przypadku wykazania trwałego braku kwalifikacji i umiejętności do pracy na określonym stanowisku.

1. Nepotyzm (łac. nepos – wnuk, bratanek) – faworyzowanie członków rodziny przy obsadzaniu stanowisk i przydzielaniu godności.

↩

Pozostali pracownicy

Umowa zlecenie

Umowa-zlecenie jest uregulowana w Kodeksie Cywilnym, a nie w Kodeksie Pracy, dlatego nazywamy ją umową cywilnoprawną. Jest to umowa starannego działania, czyli ważna jest wykonywana praca, niekoniecznie prowadząca do jakiegoś rezultatu. Umowa-zlecenie może być płatna lub nieodpłatna.

Umowa-zlecenie powinna określać:

- strony umowy,

- datę jej rozpoczęcia i wygaśnięcia,

- przedmiot zlecenia (powinien być określony dokładnie),

- wynagrodzenie,

- czy zleceniobiorca posiada inny tytuł do ubezpieczenia społecznego (jeśli tak, to jaki?),

- powinna być podpisana przez obie strony.

Koszty uzyskania przychodów przy umowach-zlecenia wynoszą przeważnie 20%. Koszty odejmujemy od przychodu pomniejszonego o część składki na ubezpieczenia społecznie.

W zależności od rodzaju wykonywanej pracy, pracodawca podejmuje decyzje o wysłaniu zleceniobiorcy na badania lekarskie. W umowie określamy, kto ponosi koszty badań i szkoleń BHP. Umowę-zlecenia można rozwiązać w każdym czasie ze skutkiem natychmiastowym.

Czym różni się umowa o pracę od umowy-zlecenia? Przede wszystkim brak jest podporządkowania wykonawcy zlecającemu. Osoba zatrudniona na podstawie umowy-zlecenia sama określa czas i miejsce wykonania usługi.

Umowa o dzieło

Umowa o dzieło to umowa rezultatu. Jest to zobowiązanie się do wykonania określonego dzieła oraz otrzymania zapłaty za nie. Dziełem tym jest określony rezultat. Efektem może być obiekt materialny, np. stół, płot, garnitur lub rzecz niematerialna (utwór w rozumieniu prawa autorskiego).

Wykonawca ma swobodę, jeżeli chodzi o czas i miejsce tworzenia dzieła, sam decyduje o sposobie jego wykonania.

Przy podpisywaniu umowy o dzieło należy ustalić koszty uzyskania przychodów. Standardowe koszty uzyskania przychodu wynoszą 20%. Koszty uzyskania przychodów z tytułu korzystania przez twórców z praw autorskich wynoszą 50%, można je zastosować do przysługującego limitu. Twórcy zatrudnieni na podstawie umowy o dzieło nie otrzymują wynagrodzenia za wykonanie dzieła (utworu), lecz za przeniesienie praw do utworu (umowa zbycia praw autorskich, licencja). Wynagrodzenie jest wypłacane za prawa autorskie.

Aby zastosować koszty w wysokości 50%, należy spełnić dwa warunki łącznie:

- musi istnieć utwór w rozumieniu ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych,

- twórca musi udzielić odpłatnie licencji zamawiającemu na korzystanie z danego utworu albo twórca dokona innego odpłatnego rozporządzania przysługującymi mu majątkowymi prawami autorskimi do utworu.

Ważne!

Umowa o dzieło z przekazaniem praw autorskich musi być sporządzona w formie pisemnej. Podobnie jak przy umowie-zlecenia, decyzję o skierowaniu na badania lekarskie podejmuje pracodawca.

Zalety dla pracodawcy

Brak obowiązku opłacania składek ZUS oraz ryczałtowe koszty uzyskania przychodu w wysokości minimum 20%, bez względu na wydatki ponoszone przez zatrudnionego. Wadą natomiast jest to, że pracodawca nie ma bezpośredniej kontroli nad zadaniami jakie wykonuje pracownik.

Zalety dla zleceniobiorcy

Przede wszystkim wyższa kwota wypłaty od analogicznej kwoty brutto przy umowie o pracę, a także swoboda co do miejsca i czasu pracy.

Są też poważne wady

Nie ma przywilejów przewidzianych przez prawo pracy, np. urlopu wypoczynkowego oraz niektórych świadczeń socjalnych. Po zakończonej umowie o dzieło, nie otrzymamy zasiłku dla bezrobotnych. Nie możemy korzystać z bezpłatnej służby zdrowia. Umowa o dzieło nie liczy się do emerytury i renty. W przypadku choroby nie otrzymamy zasiłku za czas niezdolności do pracy. Prawo do rozwiązania takiej umowy zachowują obie strony.

Samozatrudnienie

Modne słówko – nazywamy tak zazwyczaj jednoosobową firmę. O ile w przypadku osób świadczących usługi oznacza pewną wolność w doborze klientów oraz czasu pracy, o tyle przestaje być zabawne, gdy samozatrudnienie jest wymuszane.

Firma transportowa nie chce się bawić w rozbudowane kadry, czy przestrzeganie czasu pracy, i zmusza kandydatów na kierowców do założenia firmy. Tak naprawdę są to zwykli pracownicy. Jeżdżą niewłasnymi samochodami do klientów i po trasach ściśle wyznaczonych. Taki przedsiębiorca nie ma przywilejów związanych z byciem pracownikiem etatowym i nie ma też swobody, którą dawać może własna firma.

Z drugiej strony jaka to pokusa, by zamiast całej papierkologii, o której pisałam wyżej, otrzymać jeden jedyny papierek na koniec miesiąca.

Rozliczenia w podatku dochodowym

Deklaracje miesięczne

I zaczyna być dobrze w państwie polskim. Od stycznia 2007 roku zniesiono obowiązek składania deklaracji PIT-5 oraz PIT-4 za każdy miesiąc.

Deklaracja PIT-5 był to formularz przeznaczony dla osób prowadzących pozarolniczą działalność gospodarczą oraz osób osiągających dochody z najmu. Liczył 4 strony, na których trzeba było podawać dużo danych. Składany był do 20 następnego miesiąca. Spóźnienie było karane.

Deklaracja PIT-4 służyła wykazywaniu zaliczek na podatek od wypłaconych pracownikom wynagrodzeń. Obecnie nie ma już tego obowiązku. Przedsiębiorca oblicza podatki i wpłaca, bez składania comiesięcznych deklaracji. Rzeczywiście uprościło to życie właścicielowi firmy. Zmniejszyło stosy deklaracji, którymi musieli zajmować się urzędnicy. W lasach Brazylii też chyba weselej papugom i innym kolibrom.

Rozliczenie roczne

Dla przedsiębiorcy koniec roku to nie tylko sylwester. Firmy handlowe, produkcyjne oraz większość usługowych mają obowiązek sporządzić remanent na koniec roku.

Remanent, zwany też spisem z natury, to sporządzony przez przedsiębiorcę wykaz towarów handlowych, materiałów podstawowych i pomocniczych, półwyrobów, produkcji w toku, wyrobów gotowych, braków i odpadów, które zostały na stanie na koniec roku podatkowego. W remanencie na koniec roku nie ujmujemy środków trwałych i wyposażenia.

Definicje

Towary handlowe – to wyroby przeznaczone do sprzedaży w stanie nieprzerobionym; towarami handlowymi są również produkty uboczne uzyskiwane przy prowadzeniu działów specjalnych produkcji rolnej.

Materiały podstawowe – to materiały, które – w procesie produkcji lub przy świadczeniu usług – stają się główną substancją gotowego wyrobu; do materiałów podstawowych zalicza się również materiały stanowiące część składową (montażową) wyrobu lub ściśle z wyrobem złączone (np. opakowania – puszki, butelki) oraz opakowania wysyłkowe wielokrotnego użytku (np. transportery, palety), jeżeli opakowania te nie są środkami trwałymi.

Materiały pomocnicze – to materiały niebędące materiałami podstawowymi, które są zużywane w związku z działalnością gospodarczą i bezpośrednio oddają wyrobowi swoje właściwości.

Wyroby gotowe – to wyroby własnej produkcji, których proces przerobu został całkowicie zakończony, wykonane usługi, prace naukowo-badawcze, prace projektowe, geodezyjno-kartograficzne, zakończone roboty, w tym także budowlane.

Produkcja niezakończona – to produkcja w toku oraz półwyroby (półfabrykaty), czyli niegotowe jeszcze produkty własnej produkcji; to także wykonywane roboty i usługi przed ich ukończeniem.

Braki – to nieodpowiadające wymaganiom technicznym wyroby własnej produkcji, całkowicie wykończone bądź też doprowadzone do określonej fazy produkcji; brakami są również towary handlowe, które na skutek uszkodzenia lub zniszczenia w czasie transportu bądź magazynowania utraciły częściowo swą pierwotną wartość.

Odpady – to materiały, które na skutek procesów technologicznych, lub na skutek zniszczenia albo uszkodzenia, utraciły całkowicie swą pierwotną wartość użytkową.

Określono, jakie dane minimalne muszą się znaleźć w spisie z natury:

- imię i nazwisko właściciela zakładu (nazwa firmy),

- data sporządzenia spisu,

- numer kolejny pozycji arkusza spisu z natury,

- szczegółowe określenie towaru i innych składników,

- jednostka miary,

- ilość stwierdzona w czasie spisu,

- cena w złotych i groszach za jednostkę miary,

- wartość wynikająca z przemnożenia ilości towaru przez jego cenę jednostkową,

- łączna wartość spisu z natury,

- klauzula "Spis zakończono na pozycji…",

- podpisy osób sporządzających spis,

- podpis właściciela zakładu (wspólników).

Spis z natury należy sporządzić w sposób staranny i trwały. Powinien obejmować również towary stanowiące własność podatnika, znajdujące się w dniu sporządzenia spisu poza zakładem podatnika (czyli towary, które już kupiliśmy i mamy na to fakturę, ale towar jeszcze do nas nie dojechał), a także towary obce, znajdujące się w zakładzie podatnika (czyli towary już sprzedane, ale nie wydane nabywcy). Towary obce nie podlegają wycenie,; wystarczające jest ilościowe ich ujęcie w spisie towarów z podaniem, czyją stanowią własność.

Niektóre rodzaje działalności są traktowane szczególnie, w przypadku:

- księgarń i antykwariatów księgarskich – spisem z natury można obejmować jedną pozycją wydawnictwa o tej samej cenie, bez względu na nazwę i nazwisko autora, z podziałem na książki, broszury, albumy i inne,

- działalności kantorowej – spisem z natury należy objąć niesprzedane wartości dewizowe,

- działalności polegającej na udzielaniu pożyczek pod zastaw – spisem z natury należy objąć rzeczy zastawione pod udzielone pożyczki,

- działów specjalnych produkcji rolnej – spisem z natury należy objąć niezużyte w toku produkcji materiały i surowce oraz ilość zwierząt według gatunków z podziałem na grupy.

Po sporządzeniu remanentu należy go wycenić.

Towary handlowe, materiały podstawowe i pomocnicze wycenia się według cen zakupu albo według cen rynkowych z dnia sporządzenia spisu, jeżeli są one niższe od cen zakupu (np. ze względu na uszkodzenie towaru).

Półwyroby (półfabrykaty), wyroby gotowe i braki własnej produkcji wycenia się na podstawie kosztów ich wytworzenia, a odpady użytkowe, które w toku działalności utraciły swoją pierwotną wartość użytkową, wycenia się według wartości wynikającej z oszacowania uwzględniającego ich przydatność do dalszego użytkowania.

Niesprzedane wartości dewizowe wycenia się na podstawie cen zakupu z dnia sporządzenia spisu (cena ta nie może być wyższa niż średni kurs ogłaszany przez NBP w dniu 30 grudnia).

Wartość rzeczy zastawionych wycenia się według ich wartości rynkowej.

Produkcję niezakończoną (w działalności usługowej i budowlanej) wycenia się według kosztów wytworzenia, jednak wartość ta nie może być niższa od kosztów materiałów bezpośrednio zużytych do produkcji.

Produkcję zwierzęcą wycenia się według cen rynkowych z dnia sporządzenia spisu, uwzględniając gatunek, grupę i wagę zwierząt.

Cena zakupu – to cena, jaką nabywca płaci za zakupione składniki majątku, pomniejszona o podatek od towarów i usług, podlegający odliczeniu zgodnie z odrębnymi przepisami, a przy imporcie powiększona o należne cło, podatek akcyzowy oraz opłaty celne dodatkowe, obniżona o rabaty, opusty i inne podobne obniżenia. W przypadku zaś otrzymania składnika majątku w drodze darowizny lub spadku, ceną zakupu będzie wartość odpowiadająca cenie zakupu takiego samego lub podobnego składnika.

Koszt wytworzenia – to wszelkie koszty związane bezpośrednio i pośrednio z przerobem materiałów, wyłączeniem kosztów sprzedaży wyrobów gotowych i usług.

Remanent odejmuje się od kosztów, czyli ma on wpływ na dochód za cały rok. Nie warto robić dużych zakupów towarów pod koniec roku. Problemem w działalności handlowej jest wypośrodkowanie między rozszerzeniem i wzbogaceniem asortymentu przed świętami i sylwestrem a koniecznością sporządzenia remanentu, w którym znajdą się niesprzedane towary. Skutkiem będzie nie tylko zamrożenie gotówki, ale także konieczność zapłacenia podatku.

W ciągu roku warto na bieżąco prowadzić ewidencję strat (towarów przeterminowanych, zepsutych, zniszczonych), ponieważ pomoże nam to wyjaśnić różnicę między marżą z remanentu a marżą rzeczywistą.

Spisu nie zanosimy do urzędu skarbowego, dołączamy do innych dokumentów księgowych i przechowujemy 5 lat.

Wyceny remanentu należy dokonać w ciągu 14 dni od dnia jego sporządzenia, jeżeli remanent sporządzono na dzień 31 grudnia, wycena powinna być dokonana najpóźniej do 14 stycznia roku następnego.

Kontrola remanentowa nie musi być pisemnie zapowiedziana, oznacza to, że w styczniu do każdej firmy handlowej, usługowej czy produkcyjnej mogą przyjść pracownicy US, i po okazaniu legitymacji, zażądać pokazania remanentu. Sporządzić spis z natury trzeba przed otworzeniem sklepu w nowym roku. Zgodnie z przepisami nie możemy rozpocząć sprzedaży w nowym roku, jeśli nie spisaliśmy stanu towarów.

Wartość remanentu początkowego i końcowego dla danego roku ma bezpośredni wpływ na roczne zeznanie podatkowe, ponieważ odpowiednio powiększa i pomniejsza poniesione w trakcie roku koszty uzyskania przychodu.

Remanent to spis z natury, oznacza to, że nie wystarczy wydruk z programu magazynowego. Trzeba wziąć kartkę, długopis i łażąc po półkach spisać ile i czego nam rzeczywiście zostało.

Oprócz sporządzenia remanentu, na przedsiębiorcy ciąży obowiązek złożenia różnych deklaracji rocznych.

Przedsiębiorcy rozliczający się ryczałtem ewidencjonowanym lub kartą podatkową składają deklaracje roczne do końca stycznia następnego roku.

Przedsiębiorcy prowadzący KPiR powinni rozliczyć się z dochodów lub straty z działalności do 30 kwietnia. Data złożenia zeznania nie musi pokrywać się z datą zapłacenia podatku.

Przedsiębiorca zatrudniający pracowników na podstawie umowy o pracę, umowy o pracę nakładczą, umowy-zlecenia lub umowy o dzieło powinien złożyć do Urzędów Skarbowych dwie deklaracje roczne: PIT-4R, PIT-8AR i PIT-11.

PIT-4R i PIT-8AR składamy do końca stycznia następującego po roku podatkowym. Należy jednak pamiętać, że te deklaracje przedsiębiorca składa do swojego urzędu skarbowego.

PIT-11 – po zakończeniu danego roku podatkowego – sporządzony w wersji papierowej składamy do końca stycznia, natomiast do końca lutego przekazujemy drogą elektroniczną do urzędu skarbowego pracownika oraz wysyłamy pracownikowi listem poleconym za potwierdzeniem odbioru. Możliwe jest również wręczenie pracownikowi PIT-11 osobiście, wówczas pracownik powinien potwierdzić jego odbiór na kopii pracodawcy. Trzecią kopię PIT-11 przedsiębiorca przechowuje w aktach osobowych pracownika. Należy pamiętać, że PIT-11 może składać w formie papierowej przedsiębiorca zatrudniający maksymalnie 5 pracowników.

Podatek VAT

Kto i kiedy zostaje płatnikiem podatku VAT

Powszechnie za twórcę VAT uważany jest francuski ekonomista Maurice Lauré. Autorem koncepcji tego podatku był niemiecki przedsiębiorca Carl Friedrich von Siemens, który już w latach dwudziestych XX wieku wyłożył jego ideę.

W Polsce podatek VAT wprowadzono w 1993 roku. Zastąpił on obowiązujący wcześniej podatek obrotowy.

Podatek VAT nazywany jest podatkiem od wartości dodanej, ponieważ jest płacony przez każdego przedsiębiorcę od różnicy pomiędzy kosztami zakupu a ceną dalszej sprzedaży. Do ceny zakupu wlicza się także pozostałe koszty działalności gospodarczej.

Prawdziwym płacącym podatek VAT jest ostateczny konsument, ponieważ tylko on nie ma od czego odliczyć podatku VAT zawartego w kupowanych towarach i usługach.

Przykład

Wytłumaczę na przykładzie bułeczek na śniadanie. Dla uproszczenia przyjmę, że każdy towar i usługa objęte są 15% stawką VAT.

Rolnik sprzedaje mąkę do młyna. Cena netto to 1000 zł + 15% VAT. Od młynarza otrzyma 1150 zł. Gdybyśmy założyli, że przy produkcji mąki rolnik nie ma żadnych kosztów, to musiałby odprowadzić do US 150 zł. Jednak rolnik ma prawo odliczyć wcześniej kupione nasiona, paliwo do maszyn, nawozy czy środki ochrony roślin. Tak więc zapłaci podatek VAT jako różnicę między podatkiem VAT ze sprzedaży a podatkiem VAT z kosztów.

Młyn zmieli mąkę i sprzeda ją piekarni za 1380 zł (1200 zł netto + 15% VAT). Młyn odprowadziłby od tej transakcji 30 zł VAT (180 – 150), ale też może kwotę pomniejszyć o koszty czynszu za młyn, energię elektryczną zużywaną przy mieleniu mąki i inne wydatki.

Piekarnia z mąki upiecze bułeczki. Załóżmy, że upiekła z tej mąki 2000 bułeczek i sprzedaje je po 1,15 zł. Uzyska przychód 2300 zł, z tego 300 zł to podatek VAT. Od tej kwoty odejmie 180 zł podatku VAT od zakupu mąki. Wpłaciłaby do US 120 zł, ale wpłaci mniej, ponieważ musiała kupić nie tylko mąkę, ale i inne produkty. Zapłaciła za czynsz, energię, wodę oraz paliwo do samochodów, które rozwożą pieczywo do sklepów firmowych.

I tylko ta zaspana mama, która poszła do sklepu po bułeczki dla dziecka i kupi je po 1,15 zł, nie odzyska 15 groszy podatku VAT.

Każda odpłatna dostawa towaru lub świadczenie usług podlega opodatkowaniu podatkiem VAT. Dlaczego nie każdy płaci? Dlatego, że istnieją zwolnienia.

Zwolnienia od podatku VAT

Są dwa: podmiotowe i przedmiotowe.

Podmiotowe, czyli przypisane do konkretnego przedsiębiorcy. Firma, która dopiero zaczyna, nie musi być płatnikiem od razu. Staje się nim po osiągnięciu określonego przychodu. Kwota zmieniana jest niemal co rok.

Limity przejścia na VAT

Przedmiotowe, czyli przypisane do usługi lub towaru. Firma, która sprzedaje wyłącznie towary lub usługi objęte zwolnieniem, nie zostanie płatnikiem VAT, bez względu na wysokość obrotów.

Istnieją rodzaje działalności, przy których nie można skorzystać ze zwolnienia podmiotowego. Zarejestrować się jako czynni płatnicy VAT muszą podatnicy, którzy sprzedają wyroby z metali szlachetnych albo nowe środki transportu, świadczą usługi prawnicze lub jubilerskie. Nie wymieniłam tu wszystkich, bo to też często ulega zmianie. Ważne, aby początkujący przedsiębiorca wiedział czy ma prawo do zwolnienia podmiotowego lub przedmiotowego z VAT.

Płatnikiem VAT można zostać ze względu na osiągnięcie określonego przychodu lub na rodzaj prowadzonej działalności. Fakt ten zgłosić należy do urzędu skarbowego na formularzu VAT-R.

Zarejestrowany podatnik VAT, jako dokument sprzedaży, wystawia fakturę VAT. Ma obowiązek prowadzić dodatkowe ewidencje, ewidencję sprzedaży i ewidencję zakupów VAT. Składa też miesięczne (lub kwartalne) deklaracje podsumowujące, na których wykazuje kwoty sprzedaży z podziałem na stawki VAT oraz kwoty z faktur kosztowych.

Moment powstania obowiązku podatkowego VAT przy sprzedaży

Temat istotny, choć dla laika sam zwrot jest niezrozumiały. "Powstanie obowiązku podatkowego", czyli co? Czyli data, pod którą należy daną sprzedaż wykazać w ewidencji sprzedaży VAT. Kwoty wykazane w danym miesiącu w ewidencji sprzedaży VAT trzeba wykazać w deklaracji VAT za dany miesiąc. Inaczej mówiąc "moment powstania obowiązku podatkowego", to moment, kiedy trzeba wykazać przychód i zapłacić VAT. Konkretnie – różnicę między podatkiem VAT ze sprzedaży a podatkiem VAT z faktur kosztowych, od których mamy prawo odliczyć podatek.

Art. 19a ustawy o podatku VAT podaje zasadę ogólną: "obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wydania towaru lub wykonania usługi". I żeby nie pozostawić na podatniku złudzeń, że będzie łatwo i przyjemnie: od tej zasady istnieje wiele wyjątków.

Kiedy dokładnie możemy mówić o wydaniu towaru? Ustawa o VAT tego nie precyzuje i należy odnieść się do uregulowań Kodeksu Cywilnego "Przeniesienie posiadania następuje przez wydanie rzeczy. Wydanie dokumentów, które umożliwiają rozporządzanie rzeczą, jak również wydanie środków, które dają faktyczną władzę nad rzeczą, jest jednoznaczne z wydaniem samej rzeczy".

Wydanie towaru uznamy za dokonane, gdy:

- towar zostanie odebrany przez nabywcę od sprzedawcy,

- sprzedawca dostarczy towar nabywcy,

- towar zostanie wysłany przez przewoźnika.

Samo wystawienie faktury bez przekazania towarów nie stanowi dostawy towarów. Faktura dokumentuje dokonaną sprzedaż.

Kiedy możemy mówić o wykonaniu usługi? Usługę uznajemy za wykonaną, gdy usługodawca zrealizuje wszystkie czynności składające się na ten rodzaj usługi. Przy usługach ciągłych (dostawa energii, wody lub usługi ochrony czy zarządzania) istnieje szczególny moment powstania obowiązku podatkowego, ale o tym niżej.

Fakturę wystawia się nie później niż 15 dnia od zakończenia miesiąca, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę.

Jeżeli przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi otrzymano całość lub część zapłaty, fakturę wystawia się nie później niż 15 dnia od zakończenia miesiąca, w którym otrzymano zapłatę od nabywcy.

Jeżeli wydamy towar 26 maja, to fakturę możemy wystawić do 15. czerwca. Oznacza to, że w podatku VAT obowiązek podatkowy wystąpi w maju. Przepisy pozwalają również na wystawienie faktury już na 30 dni przed dokonaniem dostawy/wykonaniem usługi, ale nie nie później niż 15-tego dnia, licząc od zakończenia miesiąca, w którym doszło do wykonania usługi lub dostarczenia towaru. Termin wystawienia faktury jest długi, nie ma to jednak znaczenia dla powstania obowiązku podatkowego.

Jeżeli przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi otrzymamy pieniądze, to wystawiamy fakturę zaliczkową. Obowiązek podatkowy powstaje w dniu otrzymania zaliczki. Jeżeli zaliczkę dostaniemy 26 maja, to fakturę możemy wystawić najpóźniej 15 czerwca, ale w podatku VAT obowiązek podatkowy powstanie i tak w maju.

Jeżeli nabywca przed wydaniem towaru i zapłatą za niego chce jakiegoś potwierdzenia, że do transakcji dojdzie, to możemy wystawić fakturę pro-forma. Faktura pro-forma nie jest dokumentem księgowym. To rodzaj oferty handlowej, obietnicy, że wydamy określony towar w umówionej ilości i cenie.

Wybrane odstępstwa od zasady generalnej

W przypadku dostawy energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego, a także usług telekomunikacyjnych i radiokomunikacyjnych; z wyjątkiem usług, do których stosuje się art. 28b, stanowiących import usług obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wystawienia faktury, a gdy podatnik nie wystawił faktury lub wystawił ją z opóźnieniem, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą upływu terminu do wystawienia faktury.

Obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wystawienia faktury, a gdy podatnik nie wystawił faktury lub wystawił ją z opóźnieniem, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą upływu terminu do wystawienia faktury, w przypadku świadczenia usług: budowlanych lub budowlano-montażowych – dotyczy wyłącznie przypadków, o których mowa w art. 106b ust. 1 ustawy o VAT, kiedy wystawienie faktury jest obowiązkowe.

Obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wystawienia faktury, a gdy podatnik nie wystawił faktury lub wystawił ją z opóźnieniem, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą upływu terminu do wystawienia faktury z tytułu dostawy: książek drukowanych (z wyłączeniem map i ulotek) gazet, czasopism i magazynów drukowanych.

Obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wystawienia faktury, a gdy podatnik nie wystawił faktury lub wystawił ją z opóźnieniem, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą upływu terminu do wystawienia faktury dla usług najmu, dzierżawy, leasingu lub usług o podobnym charakterze (z wyjątkiem usług, do których stosuje się art. 28b, stanowiących import usług), a także usług ochrony osób oraz usług ochrony, dozoru i przechowywania mienia (z wyjątkiem usług, do których stosuje się art. 28b, stanowiących import usług) oraz usług stałej obsługi prawnej i biurowej.

W przypadku świadczenia usług zwolnionych od podatku zgodnie z art. 43 ust. 1 pkt 37–41 (usługi finansowo-ubezpieczeniowe), obowiązek podatkowy powstaje z chwilą otrzymania całości lub części zapłaty.

W przypadku wydania towarów przez komitenta na rzecz komisanta na podstawie umowy komisu, obowiązek podatkowy powstaje z chwilą otrzymania całości lub części zapłaty.

Prawo odliczenia podatku naliczonego

Przedsiębiorca (płatnik podatku VAT) wpłaca do urzędu skarbowego kwotę będącą różnicą między podatkiem VAT ze sprzedaży a podatkiem VAT z faktur kosztowych.

Im więcej kosztów jest udokumentowanych fakturą VAT, tym mniej wpłaci. Faktura musi być prawidłowa pod względem formalnym. Wydatek musi służyć sprzedaży opodatkowanej tzn. musi istnieć związek między poniesieniem kosztu a uzyskaniem dochodu, który jest opodatkowany podatkiem VAT.

Wymogi formalne

Faktura musi zawierać określone dane minimalne,które zostały wymienione w ustawie o VAT, a w szczególności:

1. Imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy. Przepis jest liberalny, ale urzędnicy jak chcą to potrafią utrudnić życie. Na zgłoszeniu VAT-R jednoosobowej działalności gospodarczej podaje się tylko imię i nazwisko oraz adres zamieszkania i wielu urzędników czepia się, że w związku z tym na fakturze sprzedaży nie można podać nazwy pełnej lub skróconej ani adresu firmy, a tylko te dane, które są na VAT-R.

2. Numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku (w tym NIP z prefiksem kraju w przypadku dokonywania transakcji wewnątrzwspólnotowych) oraz numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi (w tym NIP z prefiksem kraju w przypadku transakcji wewnątrzwspólnotowych).

Czyli NIP-y, chyba że nabywcą nie jest firma,

3. Kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę.

Przedsiębiorca może mieć wiele różnych serii numeracji, ale w obrębie danej serii musi być zachowana ciągłość i chronologia. Nie można mieć dziur w numeracji, czyli nie może nam brakować nr. 14, jeśli były wystawione faktury o numerach 13 i 15. Będzie to potraktowane jako ukrycie dochodu. Nie można też wystawić faktur o zaburzonej chronologii: jeśli faktura nr 1 została wystawiona 15 maja, to nie możemy wystawić faktury nr 2 z datą wcześniejszą niż 15 maja.

4. Datę wystawienia oraz datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty.

5. Nazwę (rodzaj) towaru lub usługi.

6. Miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług.

7. Cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto).

8. Wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto), kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto.

9. Stawki podatku.

10. Sumę wartości sprzedaży netto towarów lub wykonanych usług z podziałem na poszczególne stawki podatku i zwolnionych od podatku oraz niepodlegających opodatkowaniu.

11. Kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto towarów (usług), z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku.

12. Kwotę należności ogółem.

W podatku VAT występuje definicja "małego podatnika"[1]. Co ważne, aby być uznawanym za małego podatnika należy ten fakt dodatkowo zgłosić w US podczas rejestracji na VAT-R. W przypadku dostawy towarów lub świadczenia usług, w odniesieniu do których obowiązek podatkowy powstaje z dniem otrzymania całości lub części zapłaty faktura powinna zawierać wyrazy "metoda kasowa".

W fakturach dokumentujących czynności, których podstawą opodatkowania jest marża, w zależności od przedmiotu sprzedaży, powinny znajdować się następujące zapisy:

- procedura marży dla biur podróży,

- procedura marży – dzieła sztuki,

- procedura marży – przedmioty kolekcjonerskie i antyki,

- procedura marży – towary używane.

W wewnątrzwspólnotowej dostawie towarów faktura stwierdzająca dostawę powinna zawierać numer podatnika dokonującego dostawy oraz właściwy i ważny numer identyfikacyjny dla transakcji wewnątrzwspólnotowych, nadany przez państwo członkowskie właściwe dla nabywcy, zawierający dwuliterowy kod stosowany dla podatku od wartości dodanej, czyli NIP oraz NIP-UE.

W przypadku dostawy towarów lub wykonania usługi, dla których obowiązanym do rozliczenia podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze jest nabywca towaru lub usługi – faktura powinna zawierać zwrot "odwrotne obciążenie".

W przypadku dostawy towarów lub świadczenia usług przez podatnika korzystającego ze zwolnienia przedmiotowego, faktura powinna zawierać przepis ustawy na podstawie którego podatnik stosuje zwolnienie od podatku.

Otrzymanie od sprzedawcy faktury spełniającej wszystkie wymogi formalne to dopiero pierwszy krok do pomniejszenia podatku . Zasada ogólna mówi, że mamy prawo odliczyć VAT w rozliczeniu za okres, w którym otrzymamy fakturę lub w dwóch następnych. Jeśli otrzymamy fakturę w maju, to możemy ją wykazać w ewidencji zakupów w maju, czerwcu lub lipcu. W sierpniu już nie.

A teraz wyjątki

Brak prawa do odliczenia

Zakup usług noclegowych i gastronomicznych (no chyba, że są to koszty firmy zajmującej się organizacją usług turystycznych lub firm świadczących usługi przewozu osób) nie daje prawa do odliczenia podatku VAT z posiadanych faktur.

Odliczenie ograniczone kwotowo

Przy zakupie samochodu osobowego wykorzystywanego zarówno do celów działalności jak i prywatnie wprowadzono ograniczenie. Podatnik może odliczyć tylko 50% kwoty podatku z faktury zakupu. To samo dotyczy pozostałych wydatków związanych z eksploatacją samochodu, w tym zakup paliwa, wymiana części, przeglądy itp. Takie ograniczenie dotyczy również leasingu samochodu osobowego używanego do celów mieszanych.

Termin odliczenia

Prawo do odliczenia VAT z faktury powstaje, co do zasady, w rozliczeniu za okres, w którym u sprzedawcy powstał obowiązek podatkowy. Jednak odliczenia można dokonać nie wcześniej niż w miesiącu, w którym podatnik otrzymał fakturę. Jeżeli podatnik nie dokonał odliczenia w ww. terminie, to może odliczyć VAT naliczony w deklaracji podatkowej za jeden z dwóch kolejnych okresów rozliczeniowych.

Jeżeli otrzymamy fakturę oznaczoną "metoda kasowa", czyli od małego podatnika, to możemy ją wykazać w ewidencji zakupów VAT dopiero w rozliczeniu za miesiąc, w którym:

- opłaciliśmy część należności,

- opłaciliśmy całość należności.

Rozliczający się metodą kasową może odliczyć VAT tylko od tych faktur, które w całości bądź części uregulował, oczywiście do wysokości opłaconej należności.

Wskaźnik VAT

Mamy prawo odliczyć VAT z faktury kosztowej, jeśli wydatek służy sprzedaży opodatkowanej, czyli istnieje związek między poniesieniem kosztu a uzyskaniem przychodu, który jest opodatkowany podatkiem VAT. A co w sytuacji, gdy firma będąca płatnikiem VAT sprzedaje towary (lub świadczy usługi) różnego rodzaju, objęte różnymi stawkami VAT, w tym i stawką "zw."?

Przykład

Przedsiębiorca jest agentem ubezpieczeniowym i prowadzi księgarnię. Usługi ubezpieczeniowe objęte są stawką zwolnioną a sprzedaż książek (oraz innych przedmiotów, które zazwyczaj w księgarni można kupić) objęte są stawkami VAT innymi niż "zw.".

Taka firma rozlicza VAT z faktur kosztowych w sposób szczególny.

1. Koszty związane z prowadzeniem księgarni (czyli związane wyłącznie ze sprzedażą opodatkowaną). Odliczamy VAT na zasadach ogólnych.

2. Koszty związane ze świadczeniem usług agenta ubezpieczeniowego (czyli związane ze sprzedażą wyłącznie zwolnioną). Nie odliczamy podatku VAT wcale. Faktura jest kosztem w KPiR w kwocie brutto.

3. Koszty ogólne prowadzenia firmy, których nie można wprost przypisać do żadnego z typów sprzedaży. Telefon, obsługa księgowa, materiały biurowe itp., od takich wydatków mamy prawo odliczyć podatek VAT, ale proporcjonalnie.

Proporcjonalne odliczenie

Jeżeli zaczynamy działalność, w której prowadzić będziemy sprzedaż opodatkowaną i zwolnioną jednocześnie, to zwracamy się do naszego US o przyznanie wskaźnika VAT. Według tego wskaźnika będziemy odliczać podatek VAT z faktur kosztowych. Na koniec roku mamy obowiązek obliczyć rzeczywistą proporcję sprzedaży.

Wzór na wyliczenie wskaźnika:

Wskaźnik VAT = A / B

gdzie:

- A – wartość sprzedaży opodatkowanej stawkami VAT innymi niż "zw.",

- B – wartość sprzedaży całkowitej (sprzedaż opodatkowana + sprzedaż zwolniona).

Przy wyliczaniu wskaźnika nie bierzemy pod uwagę:

- sprzedaży środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych podlegających amortyzacji i używanych przez podatnika na potrzeby działalności,

- sporadycznych transakcji dotyczących nieruchomości,

- sporadycznych transakcji pośrednictwa finansowego,

- transakcji wymienionych w art. 43 ust. 1 pkt 7, 12, 38-41, w zakresie, w jakim mają charakter pomocniczy. Dotyczy to głównie obrotu środkami pieniężnymi czy zarządzania funduszami.

Jeżeli rzeczywista proporcja naszej sprzedaży będzie inna, niż ta przyznana przez US, to konieczna będzie korekta. Na szczęście korektę robimy tylko raz w roku i wykazujemy ją np. w styczniowej deklaracji VAT, jeśli podatnik rozlicza się miesięcznie. Wskaźnik rzeczywisty za miniony rok staje się nominalnym na nowy. Będziemy odliczać podatek VAT z kosztów pośrednich wg nowego wskaźnika. Po zakończeniu roku wyliczymy rzeczywisty i dokonamy stosownej korekty.

Warunki i terminy zwrotu podatku

Nadwyżkę podatku naliczonego nad należnym wykazaną w deklaracji VAT możemy przenieść na następną deklarację lub wystąpić o zwrot na rachunek bankowy.

Przeniesienie na następną deklarację jest rozwiązaniem najprostszym i nie wymaga składania dodatkowych wniosków. Wybór ma sens, jeśli wiemy, że już w następnych miesiącach sprzedaż będzie większa niż koszty.

Terminy i warunki zwrotu podatku VAT są określone przez ustawę:

60 dni – to podstawowy termin zwrotu, liczony od dnia złożenia deklaracji. Dotyczy podatników dokonujących sprzedaży opodatkowanej na terytorium kraju. Podatnicy, którzy dokonują dostawy towarów lub świadczących usługi poza terytorium kraju i nie dokonują jednocześnie sprzedaży opodatkowanej mogą wystąpić o zwrot w tym terminie, muszą jednak złożyć wraz z deklaracją umotywowany wniosek.

Przedsiębiorca, który nie wykazał sprzedaży, może wystąpić o zwrot w tym terminie, ale musi okazać w urzędzie skarbowym odpowiednie zabezpieczenie majątkowe, które odpowiada kwocie zwrotu.

180 dni – przedsiębiorca, który w danym okresie rozliczeniowym nie miał żadnej sprzedaży (ani krajowej ani zagranicznej) może wystąpić o zwrot podatku. Jednak otrzyma pieniądze dopiero po 180 dniach, w dodatku musi złożyć wraz z deklaracją umotywowany wniosek. 180 dni to pół roku. Jeśli wiemy, że osiągniemy dochód wcześniej niż za 6 miesięcy, warto dać kwotę do przeniesienia.

25 dni – można wystąpić o skrócony termin zwrotu podatku: 25 dni od dnia złożenia wniosku wraz z deklaracją podatkową. Przysługuje on podatnikom, jeśli kwoty podatku naliczonego wykazane w deklaracji wynikają z zapłaconych faktur (i innych dokumentów dających prawo do odliczenia, np. SAD).

Weryfikacja

Przed wypłatą nadwyżki US bardzo często sprawdza czy podatnikowi należy się zwrot. Kontrola polega na sprawdzeniu, czy kwoty wykazane w deklaracji są zgodne z zapisami w ewidencjach VAT oraz czy zapisy w ewidencjach wprowadzone są na podstawie prawidłowych faktur VAT. Ta dodatkowa weryfikacja przedłuża termin zwrotu, ale jeśli zwrot był zasadny a wypłaty dokonano po ustawowym terminie, to urząd skarbowy wypłaci kwotę powiększoną o odsetki.

Deklaracje VAT

W podatku dochodowym zniesiono obowiązek składania deklaracji miesięcznych i kwartalnych. W podatku VAT nie ma tak dobrze. Deklaracje należy składać co miesiąc (VAT-7) lub kwartalnie (VAT-7K). Wykazujemy na niej VAT od przychodów (zwany należnym) i VAT od kosztów (nazywany naliczonym). Jeśli należny jest większy, to wpłacamy go do urzędu skarbowego. Jeśli większy jest naliczony, to możemy albo go przenieść na następny miesiąc, albo wystąpić o zwrot na rachunek bankowy.

Miesięcznie czy kwartalnie, co lepsze?

To zależy. Jeżeli wiemy, że będziemy ponosić duże nakłady na początku działalności (budowa lub remont lokalu, kupno środków trwałych i wyposażenia, zakup dużej ilości towaru), to lepiej wybrać rozliczanie miesięczne. Będziemy mogli co miesiąc (a nie co kwartał) występować o wypłacenie nadwyżki podatku naliczonego.

A jak koszty już będą mniej więcej stałe i podatek należny zawsze będzie większy? Która opcja lepsza? Matematycznie jest wszystko jedno, czy wpłacimy 1000 zł co miesiąc czy 3000 zł za kwartał. Psychologicznie bardziej boli 3000 zł naraz, niż po 1000 zł co trochę. Ekonomicznie lepiej płacić co kwartał, bo jednak dłużej będziemy mogli obracać pieniędzmi.

VAT-R

Czyli deklaracja rejestracyjna, na niej dokonujemy zgłoszenia jako czynni płatnicy podatku VAT. Określamy, od kiedy chcemy (lub musimy) zostać płatnikami podatku VAT, czy deklaracje będziemy składać miesięcznie czy kwartalnie, czy chcemy rozliczać się metodą kasową, a także czy będziemy dokonywać sprzedaży i zakupów na terenie Unii Europejskiej.

VAT-UE

Podatnicy, którzy dokonują transakcji wewnątrzwspólnotowych, mają dodatkowy obowiązek. Oprócz składania deklaracji VAT-7 (VAT-7K) muszą także składać deklarację VAT-UE. Wykazują na niej NIP kontrahenta unijnego oraz kwotę transakcji. Deklaracje można składać w trybie kwartalnym lub miesięcznym. Należy jednak pamiętać, że jeśli zostaną przekroczone ustawowe limity deklaracje należy składać wyłącznie w trybie miesięcznym.

VAT-Z

Informacja o zaprzestaniu bycia czynnym płatnikiem VAT. Składana najczęściej przy likwidacji firmy.

VAT-26

Jeśli przedsiębiorca posiada samochód prywatny, który wykorzystuje wyłącznie do celów firmowych, a do tego prowadzi szczegółową ewidencję przebiegu pojazdu (kilometrówkę), to może odliczyć 100% podatku VAT z kosztów zakupu samochodu i paliwa, a także z kosztów eksploatacji. Formularz VAT-26, czyli informację o pojazdach samochodowych wykorzystywanych wyłącznie do działalności gospodarczej, należy złożyć w Urzędzie Skarbowym w terminie do 7 dni od dnia, w którym poniesiono pierwszy wydatek związany z samochodem. Więcej informacji o pojazdach firmowych znajdziesz w rozdziałach czwartym ("IV Podatek dochodowy – koszty") i ósmym ("VIII Podatek VAT").

VAT-27

Informacja podsumowująca obrót krajowy. Dotyczy transakcji objętych mechanizmem odwróconego obciążenia, dla których podatnikiem jest nabywca. Deklarację można składać co miesiąc lub kwartalnie, do 25 dnia po okresie za który jest składana.

VIU-D i VIU-R (MOSS)

MOSS (Mini One Stop Shop) to specjalna procedura mająca uprościć opłacanie podatków. Dotyczy przedsiębiorców świadczących usługi elektroniczne, telekomunikacyjne lub nadawcze dla klientów zza granicy, którzy nie prowadzą własnej działalności gospodarczej i nie są podatnikami VAT (osoby prywatne). Dzięki niej przedsiębiorca nie musi rejestrować się na cele podatku VAT we wszystkich krajach UE, z których pochodzą jego klienci. Zamiast tego może zarejestrować się w systemie MOSS i rozliczać się bezpośrednio w Polsce. Pośrednikiem jest tu Drugi Urząd Skarbowy Warszawa Śródmieście. Rejestracja do MOSS odbywa się przy pomocy formularza VIU-R. Przesłanie dokumentu możliwe jest wyłącznie drogą elektroniczną, z użyciem podpisu kwalifikowanego. Deklarację rozliczeniową VIU-D składa się kwartalnie drogą elektroniczną, do 20 dnia miesiąca następującego po każdym kolejnym kwartale.

Obecnie obowiązuje jeszcze kilkanaście innych typów deklaracji VAT, ale dla początkującego przedsiębiorcy jest to wiedza zbyteczna.

Zakupy wewnątrzwspólnotowe

Polski przedsiębiorca-płatnik VAT kupuje towary lub usługi od innego polskiego przedsiębiorcy-płatnika VAT i dostaje fakturę. Faktura pozwala mu na pomniejszenie podatku do zapłaty. W całej Polsce stawki VAT są takie same dla danego towaru lub usługi.

Podatek VAT obowiązuje we wszystkich państwach należących do Unii Europejskiej, jednak poszczególne państwa mają swobodę w określaniu stawek podatku. Oznacza to, że ten sam towar może mieć inne stawki VAT w różnych krajach, np. buty mogą w Polsce być objęte 23% stawką a w Niemczech 19%. Gdyby to tak zostawić, byłoby to niezgodne z zasadą neutralności podatku VAT, mogłoby również być narzędziem nieuczciwej konkurencji.

Zagrożenie dla neutralności podatku

Polak mógłby odliczyć tylko 19%, a sprzedać musiałby ze stawką 23%. Traciłby na odliczeniu podatku VAT, jednak kupowałby taniej niż w polskiej hurtowni.

Zagrożenia dla uczciwej konkurencji

Państwa, przy ustalaniu stawek VAT na poszczególne towary, mogłyby manipulować rynkiem. Przedsiębiorcy zaś zaczęliby kupować towary w państwach z najwyższym podatkiem VAT, a sprzedawać w państwach z najniższym, następnie występować do fiskusa danego kraju o zwrot nadwyżki.

Wprowadzono przepisy pozwalające uniknąć obu zagrożeń. Jeżeli polski przedsiębiorca-płatnik VAT dokona zgłoszenia jako płatnik VAT unijny i kupi buty od niemieckiego przedsiębiorcy, który również będzie płatnikiem unijnym, to niemiecki sprzedawca nie naliczy podatku VAT. Dla takiej sprzedaży będzie mógł zastosować stawkę VAT w wysokości 0%.

Niemiec sprzeda ze stawką 0%. Polak do takiej transakcji musi doliczyć podatek VAT obowiązujący w Polsce. Wystawia fakturę wewnętrzną. Podatek z tej faktury wykazuje zarówno w ewidencji zakupów jak i ewidencji sprzedaży VAT, co sprawia, że podatek będzie dla niego neutralny.

Odsprzedając ten towar dalej naliczy podatek należny w stawkach obowiązujących w Polsce.

Zarówno sprzedawca (w tym przykładzie firma niemiecka) jak i nabywca mają obowiązek wykazać tę transakcję na deklaracji VAT-UE. Dane trafiają do systemu VIES[2].

Import z państw trzecich (SAD)

Nie chodzi o państwa określane mianem Trzeci Świat[3]. W podatku VAT "państwa trzecie" to państwa nienależące do Unii Europejskiej.

W takich państwach podatek VAT jest lub nie. I również, aby uniknąć nieuczciwej konkurencji czy dumpingu, towary sprowadzane do Polski są objęte cłem i podatkiem VAT obowiązującymi w naszym kraju. Urząd Celny wykazuje te obciążenia na dokumencie SAD (ang. Single Administrative Document, czyli Jednolity Dokument Administracyjny). Traktujemy go jak fakturę: wykazujemy naliczony podatek VAT w ewidencji zakupów. Pomniejszy on kwotę do zapłaty.

Bardzo ważne jest, aby sprzedawcę poinformować, że nabywcą jest firma a nie zwykły konsument. Sprzedawca musi nam wystawić odpowiednik faktury. Fakt, że nabywamy w innym kraju nie zwalnia nas z prawidłowego dokumentowania wydatku.

1. Mały podatnik w VAT: Jest nim podatnik podatku od towarów i usług:

- a) u którego wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) nie przekroczyła w poprzednim roku podatkowym wyrażonej w złotych kwoty odpowiadającej równowartości 1 200 000 euro,

- b) prowadzący przedsiębiorstwo maklerskie, zarządzający funduszami inwestycyjnymi, będący agentem, zleceniobiorcą lub inną osobą świadczącą usługi o podobnym charakterze, z wyjątkiem komisu – jeżeli kwota prowizji lub innych postaci wynagrodzenia za wykonane usługi (wraz z kwotą podatku) nie przekroczyła w poprzednim roku podatkowym wyrażonej w złotych kwoty odpowiadającej równowartości 45 000 euro – przy czym przeliczenia kwot wyrażonych w euro dokonuje się według średniego kursu euro ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski na pierwszy dzień roboczy października poprzedniego roku podatkowego, w zaokrągleniu do 1000 zł.

↩

2. VIES: VAT Information Exchange System, czyli System Wymiany Informacji o VAT, który umożliwia automatyczną wymianę informacji w zakresie transakcji wewnątrzwspólnotowych oraz zapewnia kontrolę nad przepływem towarów pomiędzy poszczególnymi państwami członkowskimi UE. Umożliwia wykrycie nieprawidłowości związanych z przepływem towarów.

↩

3. Trzeci Świat – za twórcę pojęcia uważa się Alfreda Sauvy, francuskiego socjologa i demografa. Powstało ono w okresie zimnej wojny. Zaliczano doń państwa nienależące do bloku państw kapitalistycznych, ani państw, w których dominował ustrój nazywany socjalistycznym.

Z czasem terminem tym zaczęto nazywać ubogie państwa postkolonialne. W krajach anglojęzycznych próbowano używać określeń "Świat Pośredni" czy "Międzyświat", jednak nie przyjęły się.

↩

Rozliczenia z ZUS

Zakład Ubezpieczeń Społecznych – idea piękna, wykonanie jak zawsze. Nie ma Polaka, który miałby dobre zdanie o ZUS, chyba łatwiej znaleźć amatora Poczty Polskiej. Niestety ZUS to obowiązek.

Właściciel

Właściciel firmy musi płacić składki ZUS. Ich wysokość jest zmienna.

Minimalne składki właściciela określa ZUS, podstawą naliczania jest 60% średniego wynagrodzenia.

Dla początkującego przedsiębiorcy to dużo, dlatego wprowadzono składki preferencyjne. Przez pierwsze 24 miesiące można opłacać składki mniejsze, podstawą naliczania jest 30% minimalnego wynagrodzenia. Ma to oczywiście wpływ na późniejszą emeryturę, a także na wypłatę zasiłku chorobowego. A ponieważ nie opłaca się w tym czasie składki na Fundusz Pracy, to nie przysługuje zasiłek dla bezrobotnych w razie niepowodzenia.

Bonusem dla ekstra pracowitych jest możliwość płacenia z działalności gospodarczej tylko składki na ubezpieczenie zdrowotne. Taką możliwość mamy, gdy pracujemy na etacie i zarabiamy minimum krajowe.

Przedsiębiorca-emeryt będzie płacił wyłącznie składkę na ubezpieczenie zdrowotne.

Rencista opłaci całe składki, ale może wystąpić do PFRON o zwrot części zapłaconych składek. Przedsiębiorca-rencista musi się liczyć z tym, że zabiorą mu rentę. Komisja nie orzeknie, że wyzdrowiał, ale użyje magicznego zwrotu "nie jest niezdolny do pracy".

Terminy

Przedsiębiorca, który nie zatrudnia żadnych pracowników, opłaca składki za siebie do 10 następnego miesiąca.

Deklaracje

Deklaracja, którą składa przedsiębiorca, nazywa się ZUS DRA. Nie musi on składać deklaracji za każdy miesiąc. Jeżeli składki nie uległy zmianie w stosunku do miesiąca poprzedniego, to nie trzeba składać DRA. Za zmianę nie uznaje się też wzrostu podstaw wynikających z ustawy. Jak przedsiębiorca zachoruje lub zawiesi działalność, wtedy składa DRA.

Pracownicy

Za pracowników składki oblicza i płaci pracodawca. Obciążenia są różne, w zależności od rodzaju umowy.

Umowa o dzieło

Dla pracodawców jest to atrakcyjna forma zatrudnienia, ponieważ nie odprowadza się od niej składek ZUS. Wyjątkiem jest umowa o dzieło z własnym pracodawcą (czyli umowa o pracę + umowa o dzieło), wtedy odprowadza się składki ZUS od obu umów.

Umowa zlecenie

Osoba wykonująca zlecenie może podlegać ubezpieczeniom. Przepisy precyzyjnie określają zasady opłacania składek za zleceniobiorców.

Najczęstsze przypadki:

- student lub uczeń do 26 roku życia – nie podlega ZUS,

- pracownik innej firmy, którego pensja jest równa lub większa niż minimalne wynagrodzenie – składki zdrowotne opłacimy za niego obowiązkowo. Składki na ubezpieczenie emerytalne i rentowe opłacimy, jeśli zleceniobiorca będzie chciał. Na ogół nie chce, bo wtedy dostanie mniejsze wynagrodzenie. Nie możemy go zgłosić do ubezpieczenia chorobowego. Ubezpieczenie wypadkowe opłacimy, jeśli odprowadzane są składki na ubezpieczenia społeczne (emerytalne, rentowe),

- własny pracownik zatrudniony na umowę o pracę – opłacimy wszystkie składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne od obu wynagrodzeń,

- osoba zatrudniona w innej firmie, która zarabia mniej niż minimalne wynagrodzenie za pracę, a także emeryt i rencista – składki emerytalne, rentowe, wypadkowe i zdrowotne są obowiązkowe, chorobowa jest dobrowolna,

- osoba zatrudniona na kilka umów zleceń – od 2016 r. osoba zatrudniona na podstawie kilku umów cywilnoprawnych musi odprowadzać składki ZUS od wszystkich umów zleceń aż do momentu uzyskania – łącznie, w wyniku sumowania - przychodu w wysokości co najmniej minimalnego wynagrodzenia za pracę (w 2016 r. - 1 850 zł brutto). Dopiero od kolejnej umowy przekraczającej tę kwotę nie trzeba opłacać składek. Innymi słowy: jeśli podpisaliśmy trzy umowy zlecenie, każdą na kwotę 1000 zł, to musimy odprowadzić składki ZUS z pierwszej i drugiej, bo obie te umowy zapewniły nam przychód nie niższy niż minimalne wynagrodzenie za pracę (1 850 zł brutto). Trzeciej umowy nie trzeba już brać pod uwagę.

Umowa o pracę

W zasadzie od każdego składnika wynagrodzenia opłaca się składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne.

Zasiłki chorobowe

Pracownik może zachorować. Pracownik na umowę o pracę oraz zleceniobiorca, który zdecydował się na objęcie dobrowolnymi składkami na ubezpieczenie chorobowe zachowuje prawo do wypłaty części wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy. W małych firmach pracownik na umowę o pracę przez pierwsze 33 dni (dla pracowników powyżej 50 roku życia 14 dni) w roku kalendarzowym otrzymuje wynagrodzenie chorobowe od pracodawcy, dopiero potem zasiłek wypłaca ZUS. Zleceniobiorca zgłoszony do ubezpieczenia chorobowego od początku dostaje pieniądze z ZUS, ale musi podlegać temu ubezpieczeniu co najmniej 90 dni.

Terminy

Firma z pracownikami składa deklarację ZUS DRA wraz z uzupełniającymi RCA, RSA i RZA do 15 następnego miesiąca.

Deklaracje miesięczne

DRA – deklaracja rozliczeniowa. Jeśli firma nie ma pracowników, to na DRA wykazuje się podstawy, od jakich płaci składki właściciel. Jeśli są pracownicy, deklaracja jest podsumowaniem innych.

RCA – wykazujemy na niej ubezpieczonych podlegających wszystkim ubezpieczeniom.

RZA – wykazujemy na niej ubezpieczonych podlegających wyłącznie ubezpieczeniom zdrowotnym.

RSA – wykazujemy na niej ubezpieczonych, którzy z różnych przyczyn (choroba, macierzyński, urlop bezpłatny) opłacają składki od mniejszych podstaw oraz mają wypłacane różne świadczenia.

Deklaracje zgłoszeniowe

ZUA – zgłoszenie do różnego rodzaju ubezpieczeń.

ZZA – zgłoszenie wyłącznie do ubezpieczenia zdrowotnego.

ZCNA – zgłoszenie członka rodziny ubezpieczonego, uprawniające do bezpłatnej służby zdrowia.

ZWUA – wyrejestrowanie z ubezpieczeń.

Kontrole w firmie

Kontrola – od dzieciństwa źle kojarzy nam się to słowo. Pamiętamy słyszane w tramwaju "bileciki do kontroli" i już nie jest nam do śmiechu. Za młodu kontrolują nas dorośli. Czy umyliśmy ręce przed kolacją? Czy odrobiliśmy lekcje? Dorastamy i okazuje się, że kontroli nie ubyło. Przełożony, małżonek, sąsiad, policjant i urzędnicy. Dużo urzędników. Każda czynność skodyfikowana i podlegająca ocenie.

Urząd Skarbowy

Nie tylko przedsiębiorca może podlegać kontroli. Dotyczyć może ona również tzw. zwykłego człowieka. Urząd skarbowy nie ma możliwości sprawdzenia każdego (może by i chcieli, ale fizycznie nie są w stanie), dlatego kontrolują wyrywkowo lub jeśli coś im ewidentnie "wpadnie w oko".

Najczęstsze przyczyny rozpoczęcia kontroli u "zwykłego" człowieka

1. W deklaracji rocznej wykazana jest duża kwota do zwrotu, wynikająca z korzystania z ulg. US ma prawo zażądać dokumentów potwierdzających prawo do skorzystania z ulgi.

2. Złożenie PCC-3, gdzie określono wartość sprzedawanej (pożyczanej, darowanej) rzeczy. Jeżeli cena rażąco odbiega od przeciętnych cen na rynku, US wzywa do udowodnienia zasadności podanej kwoty, Jeśli nie udowodnimy, to sam wyliczy wartość i nakaże dopłatę podatku.

3. Złożenie VZM-1 i zwrot podatku VAT od materiałów budowlanych zawsze podlega kontroli.

Zasadniczym obowiązkiem przedsiębiorcy jest posiadanie i prowadzenie w swojej siedzibie książki kontroli. Nie jest możliwe przechowywanie takiej książki w biurze rachunkowym. Obowiązek ten został wprowadzony z dniem 21 sierpnia 2004 r. Przedsiębiorca jest obowiązany dokonywać w książce kontroli wpisu informującego o wykonaniu zaleceń pokontrolnych, bądź wpisu o ich uchyleniu przez organ kontroli lub jego organ nadrzędny albo sąd administracyjny. Ponadto przedsiębiorca jest obowiązany przechowywać wszelkie upoważnienia i protokoły kontroli otrzymane od 21 sierpnia 2004 r., a także udostępniać je na żądanie organu kontroli.

Okres przechowywania dokumentacji związanej z kontrolą został określony w art. 86 par. 1 Ordynacji podatkowej. Przechowujemy go do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego, którego protokół dotyczy.

Powody kontroli US-VAT

Są zachowania podatnika, które wywołują nieplanowane kontrole:

1. wykazywanie przez podatników dużo większych niż zazwyczaj kwot podatku do zwrotu,

2. wykazywanie zwrotów, szczególnie przez podatników deklarujących w ostatnich latach podatkowych straty z działalności gospodarczej, niskie dochody lub podatników nowo powstałych,

3. wykazywanie dużych zakupów środków trwałych i żądających bezpośredniego zwrotu znacznych kwot,

4. deklarowanie przez podatnika nadzwyczaj wysokiego podatku naliczonego i małej sprzedaży,

5. wykazywanie wysokich obrotów przy jednoczesnych minimalnych wpłatach podatku,

6. dokonywanie wielu korekt deklaracji podatkowej,

7. sprawdzenie wywiązywania się przez podatnika z obowiązku ewidencjonowania obrotu i kwot podatku należnego przy zastosowaniu kas rejestrujących,

8. wykazywanie dużych kwot transakcji wewnątrzwspólnotowych,

9. stwierdzenie rozbieżności wynikających z deklarowanych przez podatników wielkości obrotów a danymi o tych obrotach zawartymi w systemie VIES (informatycznym systemie umożliwiającym wymianę informacji pomiędzy państwami członkowskimi UE o dostawach towarów),

10. kontrola może również być planową (typowanie jednostek do planu kontroli następuje z tytułu wielu różnych czynników).

Do typowych czynności kontrolnych wykonywanych w ramach postępowania kontrolnego należą:

1. sprawdzenie zgodności kwot ujętych w deklaracji z zapisami w rejestrach VAT,

2. sprawdzenie zgodności zapisów w rejestrach VAT z dokumentami źródłowymi,

3. kontrola dokumentów źródłowych pod względem spełnienia wymogów formalnych,

4. kontrola prawidłowości określenia momentu powstania obowiązku podatkowego, np. usługi budowlane lub roboty budowlano-montażowe, zaliczki,

5. prawidłowe dokumentowanie zmniejszenia obrotu – zwroty towaru przez osobę fizyczną – czy kontrolowany posiada oryginał paragonu, kartę gwarancyjną lub protokół uznania reklamacji, lub potwierdzenie odbioru faktury korygującej przez nabywcę-firmę,

6. kontrola transakcji wewnątrzwspólnotowych dostaw i wewnątrzwspólnotowych nabyć towarów, czyli: moment powstania obowiązku podatkowego, przeliczanie kwot wykazanych na fakturach, w sytuacji gdy kwoty te wykazywane są w walutach obcych, rozliczanie transakcji w kwartalnych informacjach podsumowujących,

7. sprawdzenie prawidłowości stosowania przepisów dotyczących miejsca świadczenia usług,

8. kontrola stosowania właściwych stawek podatkowych,

9. prawidłowość obniżania kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego,

10. sprawdzenie poprawności wyliczania struktury zakupów.

Kontrola VAT – najczęstsze błędy

1. Przedwcześnie odliczany podatek naliczony przy nabyciu towarów i usług, w stosunku do których prawo do odliczenia powstaje w rozliczeniu za okres, w którym powstaje obowiązek podatkowy u sprzedawcy.

2. Odliczanie podatku naliczonego z tytułu nabycia samochodów osobowych.

3. Odliczanie podatku naliczonego z tytułu rat leasingowych od samochodów osobowych.

4. Odliczenie całego podatku naliczonego z faktur zakupu paliwa do samochodów osobowych.

5. Odliczanie podatku naliczonego z tytułu zakupu usług noclegowych i gastronomicznych.

Kontrola podatkowa

Czynności sprawdzające mają na celu zweryfikowanie poprawności i terminowości składania deklaracji.

Sprawdzeniu, czy kontrolowani wywiązują się z obowiązków wynikających z przepisów prawa podatkowego, służy kontrola podatkowa. W jej wyniku następuje m. in. kontrola ksiąg, deklaracji, wpłat itp. To właśnie kontrola podatkowa polega na wizycie w firmie kontrolerów urzędu skarbowego w celu skontrolowania np. prawidłowości zadeklarowanych podstaw opodatkowania w określonym okresie, czy też prawidłowości dokonanych rozliczeń w zakresie podatku VAT.

Odmianą kontroli jest kontrola skarbowa, przeprowadzana przez Urząd Kontroli Skarbowej, potocznie nazywany policją podatkową. Kontrola skarbowa dotyczy szerszego spektrum zagadnień, np. rozliczeń z funduszami (ZUS, fundusz pracy itp.), a nie tylko zobowiązań podatkowych. Do małych firm prowadzonych przez osoby fizyczne UKS trafia znacznie rzadziej niż urząd skarbowy.

W praktyce występują również kontrole krzyżowe polegające na potwierdzeniu udokumentowania u podatnika transakcji wykazanych u innego kontrolowanego podatnika. Kontrola taka trwa zazwyczaj bardzo krótko i – o ile wszystkie faktury zaksięgowano – nie oznacza dla podatnika żadnych nieprzyjemności.

Procedury

Ustawa o swobodzie działalności gospodarczej wprowadziła uregulowania szczegółowe dotyczące kontroli przedsiębiorcy. Zasadą jest, że kontrola u przedsiębiorcy następuje po okazaniu mu upoważnienia do przeprowadzenia kontroli. Upoważnienie takie zawiera:

1. wskazanie podstawy prawnej,

2. oznaczenie organu kontroli,

3. datę i miejsce wystawienia,

4. imię i nazwisko pracownika organu kontroli uprawnionego do wykonania kontroli oraz numer jego legitymacji służbowej,

5. firmę przedsiębiorcy objętego kontrolą,

6. określenie zakresu przedmiotowego kontroli,

7. wskazanie daty rozpoczęcia i przewidywanego terminu zakończenia kontroli,

8. podpis osoby udzielającej upoważnienia z podaniem zajmowanego stanowiska,

9. pouczenie o prawach i obowiązkach kontrolowanego przedsiębiorcy.

Jednak, gdy okoliczności faktyczne uzasadniają niezwłoczne podjęcie kontroli, kontrola podatkowa może być wszczęta bez doręczenia upoważnienia. Jest to tzw. kontrola na legitymację. W takim jednak wypadku należy upoważnienie do kontroli doręczyć nie później niż 3 dni od rozpoczęcia kontroli.

Po rozpoczęciu czynności kontrolnych należy przekazać kontrolującym książkę kontroli w celu umożliwienia dokonania stosownych wpisów w tej ewidencji. Należy również wskazać osobę upoważnioną do reprezentowania podatnika w czasie jego nieobecności, chyba że taką osobę wskazano wcześniej.

Zapowiedź kontroli

Uprzedzenie o planach przeprowadzenia kontroli pozwala przedsiębiorcom na zgromadzenie odpowiednich dokumentów, zorganizowanie miejsca pracy dla kontrolującego urzędnika i zaplanowanie odpowiednio pracy w firmie.

Kontrolę można wszcząć nie wcześniej niż po upływie 7 dni, i nie później niż przed upływem 30 dni od dnia doręczenia zawiadomienia (po upływie 30 dni – konieczne jest nowe zawiadomienie).

Od zasady tej przewidziano jednak kilka wyjątków. Dotyczą przede wszystkim sprzedawców detalicznych, zobowiązanych do stosowania kas rejestrujących.

Postępowania doraźne, które mają wykazać, czy obrót jest właściwie ewidencjonowany przy pomocy kasy nie podlegają ograniczeniu obligatoryjnego powiadamiania z siedmiodniowym wyprzedzeniem. Innymi wyjątkami są postępowania doraźne, kontrolujące prawidłowość wykonania spisu z natury lub zasadności zwrotu podatku VAT.

Urząd nie będzie też zobowiązany do zawiadamiania o kontrolach, gdy kontrolowany:

- został prawomocnie skazany za popełnienie przestępstwa skarbowego, przestępstwa przeciwko obrotowi gospodarczemu, przestępstwa z ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości; w przypadku osoby prawnej ten warunek odnosi się do każdego członka zarządu lub osoby zarządzającej,

- jest zobowiązanym w postępowaniu egzekucyjnym w administracji,

- nie ma miejsca zamieszkania lub adresu siedziby albo doręczanie pism na podane adresy okaże się bezskuteczne lub utrudnione.

Prawa kontrolowanego

Kontrola nie oznacza nadania władzy absolutnej kontrolującym nad kontrolowanym. Muszą działać w ramach swoich uprawnień oraz przestrzegać:

1. prawa do otrzymania upoważnienia przed podjęciem czynności kontrolnych, a w określonych przypadkach – niezwłocznie – ale nie później niż 3 dni od daty rozpoczęcia kontroli,

2. prawa do obecności przy czynnościach kontrolnych,

3. prawa do informacji o miejscu i terminie składania zeznań przez świadków i biegłych na 3 dni wcześniej, a oględzin – przed ich dokonaniem,

4. prawa do wniesienia w terminie 14 dni zastrzeżeń do protokołu kontroli, wraz z ewentualnymi wnioskami dowodowymi,

5. prawa do informacji o sposobie załatwienia zastrzeżeń w terminie 14 dni od ich otrzymania przez kontrolującego,

6. prawa do informacji o przepisach prawa podatkowego związanych z prowadzoną kontrolą,

7. prawa do czynnego udziału w kontroli na każdym jej etapie,

8. prawa do złożenia ponaglenia na kontrolę niezakończoną w terminie określonym w upoważnieniu.

Prawa kontrolujących

Urzędnik w trakcie kontroli posiada szereg uprawnień:

1. prawo do kontrolowania ksiąg w siedzibie kontrolowanego, chyba że może to utrudnić w znaczącym stopniu prowadzenie działalności przez kontrolowanego,

2. prawo do żądania oświadczeń o stanie majątkowym w określonym dniu,

3. prawo do wstępu na grunt, do budynków, lokali i innych pomieszczeń kontrolowanego związanych z działalnością gospodarczą, a do lokalu mieszkalnego, jeżeli jest to potrzebne do zweryfikowania odliczeń mieszkaniowych,

4. prawo do żądania okazania majątku podlegającego kontroli oraz do jego oględzin,

5. prawo do wglądu we wszelkie akta, księgi, dokumenty związane z kontrolą, do sporządzania odpisów, kopii, wyciągów, notatek wydruków, kopii plików, itp.,

6. prawo do zbierania wszelkich niezbędnych materiałów dot. kontroli,

7. prawo do zabezpieczenia zebranych dowodów (np. zabrania komputerów),

8. prawo do legitymowania osób, jeżeli jest to niezbędne dla potrzeb kontroli,

9. prawo do żądania przeprowadzenia spisu z natury,

10. prawo do przesłuchania świadków oraz biegłych,

11. prawo do pobrania próbek towarów, oraz akt, ksiąg i dokumentów, jeżeli zachodzi podejrzenie, że mogą być nierzetelne, albo gdy nie przekazano do dyspozycji kontrolujących odrębnego pomieszczenia i miejsca do przechowywania dokumentów (kontrolowanie dokumentacji w urzędzie),

12. prawo do żądania nieodpłatnego filmowania, fotografowania, nagrywania albo do utrwalenia w inny sposób, jeżeli to utrwalenie może stanowić dowód, albo może zabezpieczyć dowód w kontroli,

13. prawo do żądania nieodpłatnych tłumaczeń dokumentów sporządzonych w językach obcych.

Łatwo ocenić, po której stronie leży przeważająca część uprawnień. Jednak kontrolujących ograniczają zasady ogólne postępowania podatkowego, w tym zasada praworządności, a także konieczność działania wyłącznie w związku z przedmiotem kontroli określonym w upoważnieniu.

Ilość kontroli

Ustawa o swobodzie działalności gospodarczej wprowadziła szereg ograniczeń w kontrolowaniu przedsiębiorców, w szczególności co do intensywności kontrolowania poszczególnej jednostki. Ograniczenia te są jednak związane z wieloma wyjątkami, co umniejsza znaczenie nowej regulacji.

Nie można równocześnie podejmować i prowadzić więcej niż jednej kontroli działalności przedsiębiorcy.

Nie dotyczy to sytuacji, gdy:

1. ratyfikowane umowy międzynarodowe stanowią inaczej,

2. przeprowadzenie kontroli jest niezbędne dla przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa lub wykroczenia, przeciwdziałania popełnieniu przestępstwa skarbowego lub wykroczenia skarbowego lub zabezpieczenia dowodów jego popełnienia,

3. kontrola jest prowadzona w toku postępowania prowadzonego na podstawie przepisów ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów,

4. przeprowadzenie kontroli jest uzasadnione zagrożeniem życia, zdrowia lub środowiska naturalnego,

5. kontrola dotyczy zasadności dokonania zwrotu podatku od towarów i usług przed dokonaniem tego zwrotu,

6. przeprowadzenie kontroli jest realizacją obowiązków wynikających z przepisów prawa wspólnotowego o ochronie konkurencji lub przepisów prawa wspólnotowego w zakresie ochrony interesów finansowych Wspólnoty Europejskiej,

7. kontrola dotyczy zasadności dokonania zwrotu podatku od towarów i usług na podstawie przepisów o zwrocie osobom fizycznym niektórych wydatków związanych z budownictwem mieszkaniowym (od 01.01.2006r.),

8. kontrola dotyczy zasadności dokonania zwrotu podatku od towarów i usług na podstawie przepisów o zwrocie osobom fizycznym niektórych wydatków poniesionych w związku z budową pierwszego własnego mieszkania.

Organ kontroli odstąpi od podjęcia czynności kontrolnych oraz ustali z przedsiębiorcą termin przeprowadzenia kontroli, jeżeli działalność przedsiębiorcy jest już objęta kontrolą innego organu.

Czas kontroli – ograniczenia

Czas trwania wszystkich kontroli organu kontroli u przedsiębiorcy w jednym roku kalendarzowym nie może przekraczać:

1. w odniesieniu do mikroprzedsiębiorców – 12 dni roboczych,

2. w odniesieniu do małych przedsiębiorców – 18 dni roboczych,

3. w odniesieniu do średnich przedsiębiorców – 24 dni roboczych,

4. w odniesieniu do pozostałych przedsiębiorców – 48 dni roboczych.

Ograniczeń czasu kontroli nie stosuje się na tych samych warunkach co ilość kontroli.

Zatem spowodowanie jednej czy dwóch kontroli zwrotu podatku VAT może skutecznie uniemożliwić organom podatkowym w danym roku podatkowym kontrolę prawidłowości rozliczeń podatku dochodowego.

Przedłużenie czasu trwania kontroli określonego w upoważnieniu wymaga uzasadnienia na piśmie. Uzasadnienie doręcza się przedsiębiorcy i wpisuje do książki kontroli przed podjęciem dalszych czynności kontrolnych.

Jeżeli wyniki kontroli wykazały rażące naruszenie przepisów prawa przez przedsiębiorcę, to można przeprowadzić powtórną kontrolę w tym samym zakresie przedmiotowym w danym roku kalendarzowym, a czasu jej trwania nie wlicza się do limitu.

Czas kontroli – brak ograniczeń

Ograniczenia czasu kontroli nie stosuje się w przypadkach i w zakresie wymienionych w ustawie o swobodzie działalności gospodarczej.

Kontrole ZUS

Kontrole ZUS najczęściej wywołuje sam podatnik. Powody to:

- prośba o wydanie zaświadczenia o niezaleganiu,

- chorobowe właściciela,

- bałagan w dokumentach.

Starając się o kredyt, leasing, zapomogę, dotację i w wielu innych przypadkach instytucje wymagają zaświadczenia o niezaleganiu ze składkami w ZUS. Po złożeniu wniosku, ZUS sprawdza wpłaty rzeczywiste z deklarowanymi w DRA. Jeśli wszystko jest w porządku, przedsiębiorca otrzymuje zaświadczenie. Jeśli są niezgodności lub deklaracje zawierają błędy, wzywany jest do złożenia korekt i/lub dopłaty kwot wraz z odsetkami.

Właścicielowi firmy przysługuje zasiłek chorobowy za czas niezdolności do pracy. Po otrzymaniu ZLA od lekarza, przedsiębiorca składa wniosek ZUS Z-3b. Sprawdzane są terminy płatności i deklarowane kwoty. Jeśli jest w porządku, wypłacony zostaje zasiłek. Jeśli nie, wysyłana jest odmowa z informacją o możliwości złożenia wniosku o przywrócenie terminu. Czasem trzeba dopłacić brakujące kwoty.

Składanie deklaracji i wpłacanie po terminie, składanie wielu korekt, częste zawieszanie działalności, wyliczanie składek od złych podstaw, wpłacanie kwot wziętych z sufitu – wszystko to powoduje, że w systemie ZUS widnieją składki nieprzypisane do deklaracji. Skutkiem są kontrole, ale przeprowadzane nie w celu gnębienia płatnika, lecz uporządkowania jego dokumentów.

Pracownicy ZUS podczas kontroli mają prawo prosić o: kopie deklaracji, potwierdzenia wpłat, umowy o pracę, świadectwa pracy, listy płac, RMUA, PIT-11, a nawet o wydruk KPiR.

Sanepid

Państwowa Inspekcja Sanitarna ma za zadanie dbać o bezpieczeństwo higieniczne i zdrowotne obywateli. Inspektorzy mogą o każdej porze dnia i nocy wejść do zakładu pracy oraz do wszystkich pomieszczeń, które wchodzą w jego skład. Mogą nawet wejść do obiektów, które są w trakcie budowy, a także żądać okazania dokumentów i udostępniania wszystkich danych. Inspektorzy mogą też domagać się pisemnych i ustnych informacji o firmie, przesłuchiwać osoby i pobierać próbki do badań laboratoryjnych.

Nawet jeśli działalność produkcyjna i usługowa prowadzona jest w prywatnym mieszkaniu, to inspektor ma prawo tam wejść. Gdyby w wyniku kontroli inspektor stwierdził, że w firmie zostały naruszone wymogi higieniczne i zdrowotne, to wówczas wydaje decyzję i nakazuje ich usunięcie. Wskazuje też termin, w którym nieprawidłowości powinny zostać usunięte. Może nawet nakazać unieruchomienie firmy, albo tylko niektórych stanowisk pracy, maszyn i urządzeń. Robi to wówczas, gdy naruszenie wymogów higienicznych i zdrowotnych spowodowało bezpośrednie zagrożenie życia lub zdrowia ludzi. Taka decyzja inspektora musi natychmiast zostać wykonana.

Koszt przeprowadzenia kontroli jest kosztem uzyskania przychodu, nałożone kary – nie.

Czy ta instytucja jest potrzebna? Tak. I to bardzo. To dzięki pracy inspektorów sanitarnych w Polsce rzadko dochodzi do masowych zatruć pokarmowych.

Czy potrafią uprzykrzyć życie przedsiębiorcy? Tak. I to bardzo. Niestety często inspektorzy sanitarni wykorzystują swoje uprawnienia w sposób niewłaściwy.

Państwowa Inspekcja Pracy

PIP – instytucja posiadająca prawo kontroli przestrzegania praw pracowników i karania pracodawców, którzy te prawa naruszają.

Podstawą działań inspektorów pracy są najczęściej skargi pracowników. Najwięcej skarg dotyczy wynagrodzeń oraz niezgodnego z przepisami rozwiązywania umów o pracę, a także niewłaściwych treści na świadectwach pracy. Skarżącymi są zwykle pracownicy małych zakładów. Inspektor pracy w dowolnym czasie (o każdej porze dnia i nocy, bez uprzedzenia) może przeprowadzić kontrolę w zakładzie pracy.

Zwykle inspektor uzgadnia z pracodawcą termin kontroli. Nie robi tego, gdy takie powiadomienie mogłoby znacząco wpłynąć na wynik postępowania. Kontrolerowi przysługuje szereg uprawnień, wymienię najważniejsze:

1. swobodny wstęp na teren zakładu pracy i do wszystkich jego obiektów,

2. przeprowadzanie oględzin obiektów, maszyn i urządzeń oraz pomieszczeń pracy,

3. żądania pisemnych i ustnych informacji w sprawach objętych kontrolą,

4. wglądu do dokumentacji zakładu pracy,

5. wglądu do akt osobowych i wszelkich dokumentów związanych z wykonywaniem pracy przez pracowników lub osoby zatrudnione na innej podstawie niż stosunek pracy,

6. zapoznania się z decyzjami wydanymi przez inne organy kontroli i nadzoru nad warunkami pracy oraz ich realizacją,

7. utrwalenia przebiegu kontroli za pomocą środków technicznych,

8. sprawdzania tożsamości osób wykonujących pracę lub przebywających na terenie podmiotu kontrolowanego, ich przesłuchiwania i żądania oświadczeń w sprawie legalności zatrudnienia lub prowadzenia innej działalności zarobkowej,

9. korzystania z pomocy biegłych i specjalistów oraz akredytowanych laboratoriów.

Ocena przydatności instytucji zależy od tego czy jesteśmy pracodawcą czy pracownikiem.

Państwowa Inspekcja Handlowa

Organem sprawującym nadzór nad ogólnym bezpieczeństwem produktów jest Prezes Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów, który wykonuje swoje zadania przy pomocy Inspekcji Handlowej.

W zakresie swych uprawnień nadzorczych współpracuje on także z Państwową Inspekcją Sanitarną, Inspekcją Jakości Handlowej Artykułów Rolno-Spożywczych i Urzędem Rejestracji Produktów Leczniczych, Wyrobów Medycznych i Produktów Biobójczych, którym może przekazywać informacje o prawdopodobieństwie niespełniania przez produkt wprowadzony na rynek wymagań dotyczących bezpieczeństwa.

Inspekcja Handlowa podejmuje czynności kontrolne na wniosek organu nadzoru, z urzędu (z własnej inicjatywy) albo wskutek powiadomienia przez konsumentów o niespełnieniu wymagań dotyczących bezpieczeństwa produktów. Kontrolę przeprowadza się w siedzibie kontrolowanego oraz w miejscach i w czasie wykonywania jego działalności, w obecności kontrolowanego lub jego przedstawiciela. Przed przystąpieniem do kontroli inspektor jest obowiązany okazać kontrolowanemu lub jego przedstawicielowi legitymację służbową oraz upoważnienie imienne do przeprowadzenia kontroli. Podczas przeprowadzanej kontroli inspektor może żądać wszelkich informacji niezbędnych do stwierdzenia, czy produkt jest bezpieczny oraz sprawdzać bezpieczeństwo wprowadzonych na rynek produktów aż do ostatniego etapu ich używania. W związku z tym każdy producent i dystrybutor powinien dysponować dokumentacją niezbędną do ustalenia pochodzenia produktów.

Pracownicy PIH chronią nas przed wprowadzaniem na rynek żywności, ubrań, zabawek, które mogłyby zaszkodzić nam i naszym dzieciom. Sprawdzają terminy przydatności, a także czy informacje zawarte na etykietach są prawdziwe. Chronią nas przed chciwością, chęcią zysku tak wielką, że przyzwalającą na łamanie prawa i obyczajów.

Urząd Celny

Organ celny może:

1. kontrolować dokumenty i dane handlowe, w tym także sporządzone z zastosowaniem technik elektronicznego przetwarzania danych,

2. ustalać tożsamość osób,

3. dokonywać oględzin towarów,

4. kontrolować księgowość prowadzoną przez osoby krajowe,

5. pobierać próbki towarów i badać je,

6. przesłuchiwać osoby bezpośrednio lub pośrednio uczestniczące w czynnościach związanych z wymianą towarową,

7. przeprowadzać rewizję celną,

8. zatrzymywać i kontrolować środki transportu,

9. przeszukiwać osoby i pomieszczenia.

Funkcjonariusz celny może kontrolować dokumenty pocztowe, w tym wykazy i deklaracje, oraz sprawdzać liczbę przywożonych lub wywożonych paczek z liczbą wskazaną w wykazie zdawczym. Ma prawo zatrzymywać pojazdy a także kontrolować punkty handlowe, czy posiadany towar jest dopuszczony do obrotu na terenie kraju (dokument zakupu).

O przydatności Urzędu Celnego pisałam przy przychodach zagranicznych.

Jak się przygotować do kontroli

Omówimy praktyczne sposoby przygotowania dokumentów i siebie samego do przeżycia kontroli.

Przygotowanie dokumentów

Po otrzymaniu zawiadomienia o wszczęciu kontroli mamy 7 dni na przygotowanie wymaganych dokumentów. Istotne jest, aby dać kontrolującym tylko te, których wymagają. Jeśli kontrola obejmuje jeden miesiąc, nie dajemy całego roku. Jeśli kontrola dotyczy podatku VAT, nie dajemy kosztów ujmowanych tylko w KPiR. Jeżeli kontrolujący otrzyma więcej dokumentów, to będzie musiał je przejrzeć, nawet jeśli nie będzie miał na to ochoty. Dajemy tylko to, o co proszą.

Ewidencje

Książki Przychodów i Rozchodów, ewidencje zakupów i sprzedaży VAT, ewidencje środków trwałych, wyposażenia, przebiegu pojazdu prywatnego czy ewidencje pracowników (oczywiście jeśli posiadamy takowe). Do dokumentów które przygotowujemy do kontroli należy dołączyć odpowiednie ewidencje. Jeśli posiadamy kopie złożonych deklaracji, również je dołączamy.

Chronologia

Przygotowujemy dokumenty układając je w porządku zgodnym w daną ewidencją. Podstawą zapisów w ewidencji są dowody księgowe (np. faktury, rachunki, umowy) - powinny one być oznaczone numerem (lub w inny sposób) umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.

Warunki formalne

Warto przejrzeć posiadane dokumenty. Sprawdzić czy faktura jest czytelna, czy na fakturach korygujących są podpisy wystawcy i odbiorcy, czy na listach płac są podpisy pracowników (jeśli wypłacamy wynagrodzenie gotówką) itp.

Miejsce kontroli

Kontrola może być przeprowadzona w siedzibie przedsiębiorcy lub w urzędzie. Jeśli kontrola jest prowadzona w urzędzie, to podatnik ma więcej czasu na przygotowanie dokumentów dodatkowych, o które urzędnik poprosi. Jeśli kontrola jest prowadzona w siedzibie, mamy możliwość zauroczenia kontrolującego własną osobowością (są oczywiście urzędnicy, którzy oczarować się nie dadzą).

O co pyta urzędnik?

Urzędnik ma prawo pytać właściwie o wszystko (może poza wyznaniem i orientacją seksualną). Będą pytania, które od razu wprawią nas w zakłopotanie, np. "z czego pan żyje?", w momencie kiedy 3 rok z rzędu wykazujemy stratę. Darowizna? – obecnie mamy obowiązek informować US o otrzymanych darowiznach, no i nie wypada by zdrowy mężczyzna tłumaczył, że utrzymuje go babcia – rencistka.

Oszczędności? – a czy wyciągi bankowe lub listy płac z poprzednich lat uwiarygodnią taką odpowiedź?

A może praca za granicą? – też nie, bo teraz mamy obowiązek wykazywać dochody z innych państw w deklaracjach rocznych.

Będą pytania również z pozoru niewinne, np. zachwyt naszą nową łazienką. Połechtani pochlebstwem zaczniemy opowiadać ile zapłaciliśmy za metr i ile się czeka na dostawę z Włoch. I wtedy padnie pytanie: to z czego pan to zapłacił, jak ma pan 1000 zł dochodu miesięcznie? Dlatego na wszelkie pytania urzędnika odpowiadamy krótko i rzeczowo, żadnych opowieści z własnej inicjatywy.

Protokół pokontrolny

Kontrola zostaje zakończona w dniu dostarczenia protokołu kontroli. Wymienione są w nim nasze błędy wraz z podstawą prawną. Jeżeli nie zgadzamy się z wynikami, mamy prawo do wniesienia w terminie 14 dni zastrzeżeń do protokołu kontroli, wraz z ewentualnymi wnioskami dowodowymi. Jeżeli wina jest po naszej stronie, stosujemy się do wskazań (np. składamy korekty deklaracji i dopłacamy podatki wraz z odsetkami).

Trzeba przyznać, że podejście kontrolujących zmieniło się na lepsze. Obecnie kontrolujący nie ma za zadanie zniszczyć podatnika, lecz wychwycić błędy i nakazać ich usunięcie. Odchodzi do lamusa podejście, że "prywaciarz" to samo zło. Bolączką pozostaje fakt, że mali przedsiębiorcy (całkiem spora grupa społeczna) są tak mało zorganizowani. Nie ma komu dopominać się o zmianę przepisów w ewidentny sposób szkodzących małemu przedsiębiorcy. Brak jest instytucji czy organizacji, która w sposób świadomy reprezentowałaby interes grupy i której zdanie byłoby ważne dla polityków. Małych przedsiębiorców jest dużo, warto zabiegać o ich głosy, a zdaje się, że zapominają o tym nie tylko politycy, ale sami przedsiębiorcy również.

Zakończenie [przyp. red.]

Przed założeniem działalności warto zadać sobie trzy podstawowe pytania. Po co zakładam firmę? Jaki mam na nią pomysł? Czy dam sobie radę z jej prowadzeniem? Hania napisała tę książkę po to, aby pomóc w odpowiedzi na to ostatnie.

Po jej lekturze już wiesz, że na samym początku przygody z prowadzeniem firmy mogą zacząć się schody. Sam proces rejestracji w CEIDG może przyprawić o zawrót głowy osoby, które z działalnością gospodarczą nie miały nigdy nic wspólnego. Mówi się, że to sprawa prosta dzięki rządowemu „jednemu okienku”. Otóż nie, nie zakłada się firmy przy jednym okienku, choć przyznać trzeba, że sam proces rejestracji uległ zmianie na lepsze, w porównaniu z tym z czasów EDG. Nieprawdą jest również to, że da się założyć firmę bez wychodzenia z domu i w jeden dzień – nie da się. Jedyne co można zrobić, to wypełnić elektroniczny wniosek CEIDG-1. Nawet, jeśli zrobisz to przez rządowy system ePUAP i wyślesz przez internet, i tak czeka Cię wizyta w urzędach i złożenie kilku podpisów (np. w celu rejestracji jako płatnik VAT – no chyba, że posiadasz podpis elektroniczny weryfikowany przy pomocy kwalifikowanego certyfikatu).

Później jest jeszcze więcej spraw, nad którymi trzeba zapanować. Oprócz oczywistych obowiązków, takich jak opłaty składek ZUS i podatku, przychodzi nam zmierzyć się z pojęciami takimi jak np.: marża, koszty uboczne zakupu, spis z natury, i zastosować je w codziennym działaniu. Bez ich znajomości prowadzenie poważnej firmy wydaje się niemożliwe. Oczywiście są wyjątki, jeśli jesteś freelancerem – dajmy na to grafikiem – pracujesz na zlecenie jednej firmy i wystawiasz w miesiącu tylko jedną fakturę, wówczas możesz ograniczyć się do podstawowego minimum wiedzy o prowadzeniu działalności. Jednak im więcej zleceń, im bardziej rozbudowana firma, tym więcej musisz wiedzieć o jej działaniu.

We wstępie pisaliśmy, że ta książka nie jest kompendium wiedzy o prowadzeniu firmy. Takie kompendium nie istnieje, ponieważ prowadzenie firmy to proces. Świadczą o tym wciąż zmieniające się warunki rynkowe, przepisy prawne czy chociażby zwykły popyt na to, co sprzedajesz.

Niemniej, książka Hani stanowi zbiór podstawowych informacji i bezcennych rad, które każdy początkujący przedsiębiorca powinien przyswoić. Mamy nadzieję, że spełniła swoją rolę i przypadła do Twojego gustu.

Raz jeszcze – dzięki Haniu.

© 2016 "F jak firma, F jak fajne życie" - Hanna Liczner - ifirma.pl

F jak firma, F jak fajne życie - przystępny poradnik dla zakładających firmę

1. F jak firma, F jak fajne życie - przystępny poradnik dla zakładających firmę

2. Wstęp tak krotki, że możesz go przeczytać

3. Wprowadzanie

1. Cel założenia firmy

2. Pozarolnicza działalność gospodarcza

1. Można ją podzielić na 3 główne typy:

3. Podatek dochodowy

1. Obliczanie podatku wytłumaczę na przykładzie Księgi Przychodów i Rozchodów.

4. Podatek VAT

5. ZUS

4. Zakładanie działalności gospodarczej

1. Formy działalności gospodarczej

1. Umowy spółek, które muszą mieć formę aktu notarialnego:

2. Formy opodatkowania

3. Nazwa firmy

1. Ważna rzecz. I również uregulowana prawnie w Kodeksie Cywilnym:

2. Omówię poszczególne paragrafy:

4. Lokalizacja

5. Zakładanie działalności w trakcie roku

1. VAT

2. Podatek dochodowy

3. ZUS

5. Podatek dochodowy – przychody

1. Przychody krajowe

2. Przychody zagraniczne

6. Podatek dochodowy – koszty

1. Siedziba firmy

2. Telefon

3. Samochód

1. Samochód niefirmowy

2. Samochód firmowy

4. Koszty w firmie handlowej

1. Koszty uboczne zakupu

5. Reprezentacja i reklama

6. Wyposażenie i środki trwałe

7. Bank

8. Delegacje

1. Pracownika

2. Właściciela

3. Zagraniczne

7. Pracownicy na umowę o pracę

1. Rekrutacja

2. Zatrudnianie i teczka osobowa

1. W części A pracodawca ma obowiązek przechowywać:

2. W części B powinny znajdować się:

3. W części C powinny znajdować się:

3. Badania lekarskie

4. Szkolenia BHP

5. Obowiązkowa forma pisemna

6. Ewidencja czasu pracy

7. Zgłoszenie do ZUS

8. Ewidencja wynagrodzeń

9. Urlop

10. Świadectwo pracy

11. Rodzaje umów o pracę

1. Umowa na okres próbny

2. Umowa na czas określony

3. Umowa na czas wykonania określonej pracy

4. Umowa na czas nieokreślony

5. Umowa na zastępstwo

12. Rozwiązanie umowy o pracę

1. Za porozumieniem stron

2. Za wypowiedzeniem

3. Bez zachowania okresu wypowiedzenia

8. Pozostali pracownicy

1. Umowa zlecenie

2. Umowa o dzieło

1. Ważne!

2. Zalety dla pracodawcy

3. Zalety dla zleceniobiorcy

4. Są też poważne wady

3. Samozatrudnienie

9. Rozliczenia w podatku dochodowym

1. Deklaracje miesięczne

2. Rozliczenie roczne

1. Definicje

10. Podatek VAT

1. Kto i kiedy zostaje płatnikiem podatku VAT

1. Przykład

2. Zwolnienia od podatku VAT

3. Limity przejścia na VAT

2. Moment powstania obowiązku podatkowego VAT przy sprzedaży

1. Wydanie towaru uznamy za dokonane, gdy:

2. Wybrane odstępstwa od zasady generalnej

3. Prawo odliczenia podatku naliczonego

1. Wymogi formalne

2. A teraz wyjątki

4. Brak prawa do odliczenia

5. Odliczenie ograniczone kwotowo

6. Termin odliczenia

7. Wskaźnik VAT

1. Przykład

2. Proporcjonalne odliczenie

3. Wzór na wyliczenie wskaźnika:

8. Warunki i terminy zwrotu podatku

1. Terminy i warunki zwrotu podatku VAT są określone przez ustawę:

2. Weryfikacja

9. Deklaracje VAT

1. Miesięcznie czy kwartalnie, co lepsze?

2. VAT-R

3. VAT-UE

4. VAT-Z

5. VAT-26

6. VAT-27

7. VIU-D i VIU-R (MOSS)

10. Zakupy wewnątrzwspólnotowe

1. Zagrożenie dla neutralności podatku

2. Zagrożenia dla uczciwej konkurencji

11. Import z państw trzecich (SAD)

11. Rozliczenia z ZUS

1. Właściciel

1. Terminy

2. Deklaracje

2. Pracownicy

1. Umowa o dzieło

2. Umowa zlecenie

3. Umowa o pracę

4. Zasiłki chorobowe

5. Terminy

6. Deklaracje miesięczne

7. Deklaracje zgłoszeniowe

12. Kontrole w firmie

1. Urząd Skarbowy

1. Najczęstsze przyczyny rozpoczęcia kontroli u "zwykłego" człowieka

2. Powody kontroli US-VAT

3. Do typowych czynności kontrolnych wykonywanych w ramach postępowania kontrolnego należą:

4. Kontrola VAT – najczęstsze błędy

5. Kontrola podatkowa

2. Procedury

1. Zapowiedź kontroli

2. Prawa kontrolowanego

3. Prawa kontrolujących

4. Ilość kontroli

5. Czas kontroli – ograniczenia

6. Czas kontroli – brak ograniczeń

3. Kontrole ZUS

4. Sanepid

5. Państwowa Inspekcja Pracy

6. Państwowa Inspekcja Handlowa

7. Urząd Celny

8. Jak się przygotować do kontroli

1. Przygotowanie dokumentów

2. Ewidencje

3. Chronologia

4. Warunki formalne

5. Miejsce kontroli

6. O co pyta urzędnik?

9. Protokół pokontrolny

13. Zakończenie [przyp. red.]